Commis approvisionnement

Commis approvisionnement

Direction des affaires juridiques et corporatives

Sous l’autorité du coordonnateur approvisionnement, le titulaire du poste assiste les requérants dans les activités en lien avec la préparation et le suivi des appels d’offres et des contrats. Il participe aux diverses activités d’approvisionnement et soutient les clients internes et les fournisseurs entourant les processus d’appels d’offres.

Le titulaire du poste doit s’assurer du respect des lois et des règlements en vigueur pour la SHDM en matière d’approvisionnement. Il doit préserver l’équité et la transparence relativement aux démarches d’acquisition de biens, de services et de travaux de construction de la SHDM.

Le candidat doit :

• Participer au démarchage et à la recherche de nouveaux fournisseurs, au suivi et à la relance de fournisseurs existants (suivi des commandes, réception de documents, etc.) ;
• Valider certaines informations relatives à un fournisseur quant à son admissibilité à être sollicité pour un mandat ou à se voir octroyer un contrat ;
• Solliciter des fournisseurs par demandes de prix ou négociation de contrats de gré à gré ;
• Vérifier les devis techniques, les bordereaux de prix et les documents connexes et recommander des corrections, s’il y a lieu ;
• Gérer certains dossiers d’appel d’offres, en faisant la préparation des documents d’appel d’offres selon les gabarits établis, la publication sur le SEAO, la rédaction des addendas et l’ouverture publique des soumissions ;
• Participer à la vérification de l’admissibilité des soumissionnaires et la conformité des soumissions selon les exigences établies dans les documents d’appel d’offres ;
• Préparer les tableaux comparatifs et les recommandations aux personnes concernées ;
• Envoyer les lettres d’adjudication et les avis aux soumissionnaires non retenus ;
• Effectuer divers suivis en cours de contrat, notamment, les renouvellements et la validité des assurances, des cautionnements, le suivi de l’état de conformité des attestations de Revenu Québec, CNESST, CCQ, licences RBQ, autorisation de l’AMP, etc. ;
• Créer de nouveaux bons de commande, gérer leur approbation incluant les amendements et générer des rapports de gestion et de suivis à partir du module des bons de commande, lorsque requis ;
• Répondre, au besoin, aux demandes d’assistance des requérants en lien avec les bons de commande;
• Effectuer les commandes des fournitures de bureau et gérer l’inventaire de papeterie et autres matériels de bureau (ex. : timbreuse, machines à eau…), notamment via le CSPQ, lorsqu’applicable, et reçoit les livraisons de ces fournitures ;
• Saisir les informations requises au cours des étapes du cycle d’approvisionnement (logiciels internes, bases de données internes et SEAO, notamment) ;
• Procéder à la création de nouveaux fournisseurs dans le logiciel interne de la SHDM et effectuer la mise à jour de leurs informations ;
• Élaborer et assurer le suivi des ententes contractuelles ;
• Vérifier les factures en lien avec l’approvisionnement et veiller à leur approbation ;
• Effectuer le classement et l’archivage des dossiers physiques et électroniques dans les logiciels internes, selon les directives émises par la gestion documentaire en respectant le calendrier de conservation ;
• Assister les membres de l’équipe d’approvisionnement dans toute tâche cléricale, notamment la convocation de réunions, réservations de salles, envoi et réception de courrier postal, etc. ;
• Collaborer avec l’ensemble des membres de l’équipe d’approvisionnement à la création d’outils et de procédures de travail en lien avec les processus d’approvisionnement ;
• Effectuer, au besoin, toute autre tâche connexe et de même nature demandée par son supérieur immédiat.

Le titulaire du poste doit :

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en gestion de l’approvisionnement, en sciences de l’administration ou toute autre combinaison d’étude et d’expérience jugée pertinente ;
• Posséder un minimum de six (6) mois d’expérience pertinente dans le domaine de l’approvisionnement ou dans un poste similaire, préférablement dans le secteur public, municipal ou paramunicipal ;
• Excellente maîtrise du français dans l’expression orale et écrite, notamment en termes de rédaction et de révision de documents ;
• Connaissances des lois et des règlements en matière d’approvisionnement dans les organismes publics et municipaux (atout) ;
• Maîtriser les outils de la suite MS Office.

Axé sur la qualité du service à la clientèle, autonomie, esprit d’équité, discrétion, confidentialité, rigueur, intégrité, sens de l’organisation et gestion des priorités sont les compétences recherchées pour le poste.

L’échelle salariale pour le poste se situe entre 37 526 $ et 45 474 $, au 1er janvier 2024.

Des conditions d’emploi des plus concurrentielles sont offertes, dans une entreprise à taille humaine qui contribue à répondre aux enjeux de l’immobilier abordable :

• Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail trois (3) jours par semaine ;
• Un régime d’assurances collectives payé à 100 % par l’employeur après la période de probation ;
• Un régime de retraite à prestations déterminées (cotisations partagées entre l’employé et l’employeur);
• Facilement accessible en métro, station BERRI-UQAM.

Les personnes intéressées et éligibles peuvent soumettre leur candidature, accompagnée de leur curriculum vitae et en spécifiant le titre de l’emploi postulé, aux ressources humaines par courriel à rh@shdm.org.

Note : Le genre masculin, utilisé pour alléger la lecture du présent texte, inclut également le féminin.