Coordonnateur – Admission et archives médicales

*Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec*

Nous recherchons actuellement des candidats afin de pourvoir le poste Coordonnateur – Admission et archives médicales à la Direction médicale et des services professionnels.

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Sommaire des fonctions

Relevant de la Directrice adjointe – Volet opération Urgence et Accès, la personne titulaire du poste est responsable de la planification, de l’organisation, de la coordination, du contrôle et de l’évaluation des activités liées aux services d’admissions, de la téléphonie et des archives médicales.

La complexité du poste découle de l’ampleur du mandat, de sa portée multisite et multi missions - Hôpital Maisonneuve-Rosemont (HMR), Hôpital Santa Cabrini Ospedale (HSCO), Institut Universitaire en Santé Mentale de Montréal (IUSMM), Réseau Local de services (RLS), des exigences d’harmonisation à l’échelle du CIUSSS, ainsi que des attentes élevées de l’organisation et de ses partenaires. Le dossier de l’usager, pierre angulaire des processus cliniques, administratifs, médico légaux et financiers, est au cœur de l’ensemble des responsabilités du poste.

Dans un contexte de transformation numérique, d’amélioration continue et d’évolution des cadres normatifs, la personne titulaire exerce un leadership stratégique et mobilisateur afin d’assurer l’intégrité, la confidentialité, la disponibilité et la qualité des données médico administratives, en conformité avec les orientations ministérielles et organisationnelles.

Le ou la coordonnateur(trice) est responsable :

• de la gestion intégrée des archives médicales et des services d’admission ainsi que des systèmes liés aux services;
• de l’harmonisation des pratiques et de l’offre de service dans les différentes installations du CIUSSS;
• du pilotage des applications cliniques, du soutien aux utilisateurs et du respect des cadres normatifs applicables;
• du déploiement et de l’optimisation des processus de numérisation et d’informatisation du dossier clinique.

Il ou elle veille à la disponibilité de dossiers cliniques complets, numérisés et conformes, afin de soutenir efficacement la trajectoire de soins, la performance organisationnelle, la reddition de comptes ministérielle et le financement lié à l’activité.

Plus spécifiquement, le titulaire du poste :

Gouvernance, planification et leadership

• Collabore aux orientations stratégiques de la direction et assure l’arrimage des activités de son secteur avec celles de l’organisation et des partenaires internes et externes;
• Coordonne et encadre une équipe multidisciplinaire composée de personnel administratif et de professionnels œuvrant à la gestion du dossier des usagers, à la protection des renseignements personnels et à l’informatisation clinique, répartie dans les différentes installations;
• Assure la complémentarité et la cohésion des activités de son service avec celles des autres directions et partenaires internes et externes;
• Exerce un leadership mobilisateur, favorisant l’engagement, la responsabilisation, la collaboration interprofessionnelle et un climat de travail sain.

Gestion opérationnelle et performance

• Assure une gestion efficiente des ressources humaines, matérielles et informationnelles, ainsi que l’atteinte de l’équilibre budgétaire de ses secteurs;
• Optimise la performance des activités sous sa responsabilité et maintien des standards élevés de qualité et de conformité;
• Détermine l’offre de service de son secteur en fonction des ressources disponibles et de la capacité organisationnelle;
• Développe, adapte et met en place des indicateurs de performance, des outils de planification, de suivi et d’évaluation, alignés sur les priorités organisationnelles;
• Identifie et met en œuvre des stratégies visant l’atteinte des résultats, le respect des échéanciers et l’amélioration continue.

Dossier de l’usager, données

• Veille à l’intégrité, à la disponibilité, à la confidentialité, à la conservation et à l’épuration des dossiers d’usagers;
• Assure la mise en œuvre et le suivi des processus de numérisation, d’intégration et de diffusion sécurisée de l’information clinique au dossier électronique de l’usager;
• Assure la coordination des activités de transcription médicale, de divulgation de l’information et de complétion des dossiers;
• Assure un soutien aux cliniciens concernant la codification des interventions et l’utilisation des applicatifs, incluant I CLSC;
• Veille à la qualité des données médico administratives nécessaires à la reddition de comptes, au financement et aux analyses de performance.

Conformité et cadres normatifs

• Veille au respect des lois, normes et règlements concernant la divulgation des renseignements personnels, la codification des épisodes de soins, la conservation et l’épuration des documents;
• Assure l’application des cadres normatifs ministériels (GIU, CLINIBASE CI-MED ÉCHO, MED ÉCHO courte durée, I CLSC et autres) et le respect des lois en lien avec la gestion des décès;
• Accompagne l’organisation lors de changements normatifs ou réglementaires affectant les activités du secteur;
• Participe aux tables, comités et instances décisionnelles liés à son champ d’expertise;
• Veille au respect des contrats conclus avec les fournisseurs externes (numérisation, transcription);
• Assure le traitement et le suivi des demandes d’accès à l’information, incluant les dossiers médicaux électroniques (GMF intra muros, CLSC, OCCI, registre de vaccination provincial).

Statistiques, codification et unités de mesure

• Assure l’application uniforme des méthodes de traitement, de codification et de diffusion des données;
• Valide la qualité des activités de codification en lien avec les ententes de gestion et les attentes ministérielles en matière de financement à l’activité;
• Déploie une offre de formation continue auprès des partenaires sur les règles de codification et les cadres normatifs;
• Développe et met à jour les outils d’aide à la décision et à la pratique;
• Assure la diffusion rigoureuse des données statistiques aux partenaires internes, externes et ministériels;
• Assure la transmission rigoureuse et ponctuelle des unités de mesure aux finances.

Responsabilités liées à la gestion et développement des ressources humaines
Gestion des ressources humaines et financières

• Assure la gestion, la mobilisation et le développement de l’équipe en favorisant un climat de travail sain et collaboratif;
• Participe au recrutement, à l’intégration, à l’évaluation et à la reconnaissance du personnel;
• Intervient de manière proactive dans la gestion des enjeux de rendement, la planification de la relève et la fidélisation des talents;
• Contribue à l’élaboration, au suivi et à l’analyse du budget de son secteur, en assurant une utilisation optimale des ressources;
• Met en œuvre et soutient des pratiques favorisant la prévention des risques et le maintien d’un environnement de travail sécuritaire et conforme aux normes en vigueur.  

Qualifications

• Diplôme universitaire de premier cycle en gestion ou dans toute autre discipline clinique pertinente aux fonctions;
• Diplôme universitaire de deuxième cycle en administration publique (un atout);
• Expérience minimale de trois ans à titre de gestionnaire dans le réseau de la santé et des services sociaux, idéalement dans les secteurs d’admission ou des archives médicales;
• Très bonne connaissance du fonctionnement des enjeux et du cadre légal du réseau de la santé et des services sociaux;
• Membre de son ordre professionnel (si applicable).

Compétences de leader attendues

• Être orienté vers la clientèle et la performance;
• Vision et stratégie de mise en œuvre;
• Leadership mobilisateur;
• Capacité à exercer un rôle de pivot des communications;
• Fortes habiletés en gestion du changement;
• Capacité à développer et entretenir des partenariats et à travailler en collaboration;
• Savoir faire preuve d’agilité;
• Être capable d’autodéveloppement.

Passez à l’Est, c’est :

• Régime de retraite à prestation déterminée (RPD);
• 6 semaines de vacances après 1 an de service;
• Journées maladie payées;
• 13 jours fériés;
• Régime complet d’assurances collectives;
• Rabais corporatifs;
• Flexibilité : conciliation travail et vie personnelle et possibilité d’aménager votre horaire;
• Programme d’accueil et d’intégration sur 1 an Destination Gestion;
• Programme de formation continue exclusif aux cadres et aux gestionnaires.

Vous trouverez une foule d'avantages à joindre notre grande équipe à dimension humaine. Nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la communication et le respect.

Candidatures

Si vous désirez plus d'informations, n'hésitez pas à contacter la conseillère Karina Demers à l'adresse courriel suivante : Karina.Demers.cemtl@ssss.gouv.qc.ca

Nous communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées.

Programme d'égalité en emploi

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.  

Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.