Coordonnatrice administrative

Vous aimez organiser, faciliter le travail des équipes et créer des liens avec les gens?

Le Groupe Forget, Audioprothésistes recherche une coordonnateur.trice administratif.tive pour ses cliniques de l'Estrie (Sherbrooke, Magog, Cowansville et Granby). Un rôle varié qui vous permettra de mettre à profit votre sens de l’organisation et vos qualités relationnelles!

Votre rôle

Relevant de l'adjointe à la direction, vous travaillerez en collaboration avec les gestionnaires pour coordonner les activités administratives des différentes cliniques. Votre contribution favorisera le bon fonctionnement des opérations, la circulation de l’information et le soutien aux équipes.

Pendant l’absence temporaire de la superviseure, vous assumerez également des responsabilités supplémentaires de soutien à la gestion des différentes équipes, en étroite collaboration avec l’adjointe à la direction. Au retour de la superviseure, ces responsabilités supplémentaires prendront fin et vous poursuivrez vos fonctions de coordination et de soutien administratifs dans le cadre de votre poste permanent.

Vos principales responsabilités :

Coordination administrative et opérations

• Encadrer les activités administratives quotidiennes et assurer le bon fonctionnement des opérations.
• Coordonner le travail de l’équipe administrative.
• Assurer la mise à jour, la diffusion et l’application des politiques, procédures et directives administratives.
• Préparer et mettre à jour les horaires ainsi que les tableaux de suivi des congés et des vacances du personnel administratif et professionnel, en collaboration avec les gestionnaires et les partenaires des cliniques.
• Soutenir les partenaires des cliniques dans leurs demandes administratives.
• Gérer les fournitures de bureau, assurer le suivi des besoins matériels et des inventaires, et effectuer les achats nécessaires.
• Coordonner les mises à jour des logiciels et des outils administratifs avec les personnes concernées.
• Apporter un soutien aux activités comptables, notamment par la vérification et la correction de la facturation, au besoin.
• Participer à l’amélioration des procédures et des méthodes de travail.

Soutien administratif aux ressources humaines et communication

• Participer aux activités de recrutement et d’intégration du personnel, notamment à la préparation des documents et à l’accueil.
• Tenir les dossiers du personnel à jour en assurant la confidentialité des renseignements.
• Coordonner les activités de formation continue et la participation aux congrès des audioprothésistes, notamment les inscriptions, les réservations et la logistique.
• Assurer la liaison entre les équipes, la direction, le Groupe Forget et les partenaires internes et externes.

Responsabilités supplémentaires temporaires

Jusqu’au retour de la superviseure des opérations cliniques, vous aurez également à :

• Soutenir la gestion et l’accompagnement des équipes en étroite collaboration avec l’adjointe à la direction.
• Vous déplacer dans les cliniques de Granby, Cowansville et Magog pour soutenir les équipes et veiller au bon fonctionnement des activités.
• 
  *  Ces déplacements nécessitent un permis de conduire valide. Les frais de déplacement sont remboursés.

Profil recherché :

• Un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration.
• De 3 à 5 ans d’expérience pertinente en soutien administratif, par exemple dans un rôle d’adjointe ou d’adjoint de direction.
• Un bon sens de l’organisation et une capacité à gérer plusieurs priorités.
• Une bonne écoute, de l’entregent et une aisance à établir des relations professionnelles.
• Une capacité à collaborer avec différentes équipes de travail et à adapter votre approche à leurs besoins.
• De l’autonomie, de la rigueur et de la discrétion.
• Une expérience dans le domaine de la santé constitue un atout.

Avantages :

• Salaire flexible selon l'expérience.
• Assurance collective.
• 5 congés flottants.
• Horaire flexible favorisant l'équilibre travail-vie personelle
• Régime volontaire d'épargne retraire (RVER).
• Un poste permanent offrant des responsabilités variées.
• Une collaboration avec les gestionnaires, les équipes cliniques et les partenaires.
• L’occasion de contribuer à l’amélioration des méthodes de travail et à l’efficacité des opérations.

Envie de contrinuer au quotidien des cliniques ?

Faites-nous parvenir votre candidature! Nous souhaitons découvrir votre parcours et la façon dont vous pourriez mettre vos compétences au service de nos équipes.