Directeur - Événements et services administratifs

Milieu professionnel | Centre-ville de Montréal
 

Nous sommes à la recherche d’un.e Directeur.trice Événements et services administratifs pour un cabinet de professionnels. La personne choisie supervisera le travail des services administratifs (réception, réservation des salles de réunion, d’accueil) et d’organisation d’événements. Elle planifiera toutes les étapes et tous les détails des événements et supervisera l'équipe relativement aux opérations quotidiennes et aux événements spéciaux. Elle travaillera collaboration avec les autres membres du cabinet afin de planifier et d'assurer le bon déroulement des événements et des conférences pour les clients et ce, de la phase initiale jusqu'à la réalisation et au suivi des événements. 

Vos tâches :

• Gérer la planification quotidienne, la programmation et la communication avec les employés des services administratifs
• Assurer la direction, le mentorat et la formation du personnel  en plus de veiller aux bonnes relations au sein de l'équipe. Superviser, encadrer et évaluer les employés qui sont sous sa supervision et agir comme personne-ressources.
• Préparer le budget et assurer les suivis des dépenses;
• Négocier les contrats de service et assurer le suivi des ententes;
• Coordonner, organiser et exécuter les événements internes et externes du cabinet. Proposer des idées, planifier et organiser tous les aspects des événements et y assister assister afin d'en assurer le bon déroulement;
• En tant que membre du comité social, agir comme personne-ressource pour toutes les activités sociales du cabinet en ce qui concerne l’organisation d’événements et d’activités.
• Gérer en collaboration avec d'autres membres du cabinet la distribution de tous les billets à des événements sportifs ou culturels;
• Coordonner et gérer d’autres projets liés aux services administratifs. Agir en tant que personne-ressource  pour l’achat d’outils promotionnels pour le cabinet ;
• Superviser avec la coordonnatrice, service traiteur, de l’application des normes et exigences et assurer un contrôle de la qualité.
• Gérer les demandes relativement à l’achat de cadeaux d’affaires pour les clients.

• Diplôme universitaire ou collégial;
• Expérience  de deux (2) ans dans la planification et la gestion d’événements et minimum de deux (2) ans d’expérience en matière de supervision dans un milieu dynamique ;
• Maîtrise de la réglementation en matière de SST, d’alimentation, de sécurité et d’hygiène; 
• Flexibilité au niveau des horaires selon les événements;
• Maîtrise de la Suite Office, iManage et OnePlace et EMS (atout recherché).

Vous pensez être le candidat idéal pour ce poste et vous désirez plus d’information, envoyez votre CV à s.seguin@totemtalent.ca