Adjoint ou adjointe administratif de projet

Description de l'employeur

Seul port public du Saguenay-Lac-Saint-Jean et maillon clé de l’écosystème du Saint-Laurent et des Grands Lacs et de la chaîne d’approvisionnement nord-américaine, le Port de Saguenay est en pleine effervescence avec le développement simultané de plusieurs projets d’infrastructures d’envergure. Animé d’une vision structurante reposant sur le transport maritime et le développement d’une zone industrialo-portuaire innovante, ce carrefour logistique intermodal d’envergure se positionne comme un grand levier de développement économique responsable pour le Québec, le Canada et l’Amérique du Nord.

Description générale et responsabilités du poste

Afin de soutenir le développement du Port de Saguenay, de sa zone industrialo-portuaire et des projets en cours, le Port de Saguenay souhaite combler le poste d’Adjoint ou d’adjointe administratif de projet.
Sous l’autorité de la Direction des infrastructures et des projets, l’adjointe ou l’adjoint administratif sera appelé(e) à travailler en étroite collaboration avec l’équipe du Port de Saguenay et ses fournisseurs externes. Il assurera ainsi la coordination et jouera un rôle central dans le suivi, la cohésion et la bonne marche des différents projets en cours.

Principales tâches

• Assurer la réception générale du bureau de projet;
• Assurer la gestion documentaire des projets de l’Administration portuaire;
• Faire la rédaction des divers bons de commande et lettres d’octroi de mandats;
• Procéder à la mise en forme et à l’édition finale des documents selon les standards de l’organisation;
• Recevoir, classer, codifier et assurer le suivi d’approbation des factures liées aux projets;
• Participer à la coordination et à la préparation des dossiers lors des processus de soumissions;
• Organiser diverses réunions, rédiger les ordres du jour, coordonner tous les documents s’y rapportant et rédiger les procès-verbaux;
• Tenir à jour les différents registres de projet;
• Faire les mises à jour des documents de projet;
• Assurer la préparation des documents de début et de fin de chantier;
• Procéder à la création et à la rédaction des divers formulaires de projet;
• Faire le suivi des divers indicateurs de performance des projets;
• Assister l’équipe dans le suivi des diverses obligations de l’Administration portuaires envers les différents partenaires;
• Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de projet et conseillers environnement pour toutes autres tâches reliées à l’administration.

Compétences et qualification recherchées

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou Attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique ou administration ou secrétariat (ou expérience pertinente équivalente);
• Connaissance du domaine de la construction et des environnements de chantier (un atout);
• Avoir 3 à 5 ans d’expériences pertinente en administration de projets ou domaine connexe;
• Bonne communication, esprit d'équipe et attitude positive;
• Rigueur et grande organisation;
• Maîtrise élevée du français;
• Aisance en anglais;
• Maitrise de l’informatique et de la suite Microsoft office, dont Excel, Word, Powerpoint et Sharepoint;
• Capacité à apprendre de nouveaux logiciels;
• Habiletés à gérer les priorités.

Une carrière stimulante au coeur d’une industrie stratégique

Le poste offre d’excellentes conditions de travail et une belle gamme d’avantages sociaux, au sein d’une équipe dynamique.