Adjoint/adjointe de direction

Sommaire de la fonction :
Soutien à la direction

• Participer à la gestion de projets reliés aux besoins de l’organisation (planification, respect des échéanciers, suivi des budgets, etc.) ;
• Soutenir la directrice dans la préparation des demandes de subventions, des ententes de collaboration et des redditions de comptes ;
• Exécuter des recherches, compiler des données, analyser des informations et préparer des documents qui seront étudiés et présentés à la directrice, au CA, à des comités et des partenaires ; 
• Proposer des pistes d’amélioration dans le cadre des opérations du continuum de services ;
• Représenter l’organisme auprès d’instances, afin de faire valoir ses revendications ;
• Rencontrer des personnes ou groupes d'intérêt au nom de la direction, pour déterminer les besoins, évaluer et recommander diverses mesures ;
• Apporter son soutien dans le cadre de l’avancement de projets ou de tâches ponctuelles assignées par la directrice à d’autres employé.e.s ;
• Effectuer les démarches auprès des fournisseurs interpellé.e.s dans le cadre de projets spécifiques, afin d’obtenir des offres de services et des soumissions ; 
• Participer à l’organisation d’évènements et de collectes de fonds, en collaboration avec la directrice et les membres de l’équipe ;
• Effectuer, au besoin, les suivis concernant la gestion des immobilisations (bâtiments, équipement informatique, véhicules).

Soutien administratif

• Rédiger, réviser, mettre en forme des communications internes et externes;
• Proposer, mettre à jour et coordonner des politiques et des procédures administratives ;
• Effectuer la mise à jour du site web ;
• Gérer les réseaux sociaux ;
• Gérer la boîte courriel générale de L’Émergence ;
• Gérer l’agenda et la prise de rendez-vous de la directrice et prendre les dispositions nécessaires (négociation de forfaits, réservations, etc.) pour les déplacements, les réunions et les évènements ;
• Préparer et convoquer les réunions du conseil d’administration et des comités, et en assurer la coordination.
• Rédiger et corriger des documents (procès-verbaux, lettres, rapports, etc.)

Exigences et compétences techniques:

• Baccalauréat en administration des affaires ou diplôme d’études collégiales en administration, combiné à des expériences pertinentes ;  
• Minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans un rôle administratif de gestion ;
• Expérience de travail de bureau;
• Excellent français parlé et écrit ;
• Habiletés en gestion de projets ;
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 ; 
• Anglais, un atout.

Conditions :

• Poste permanent, à raison de 34 heures semaine, sur 4 jours du lundi au vendredi, possibilité de journée en télétravail ;
• Rémunération compétitive ;
• Gamme complète d’avantages sociaux ; 
• 6 jours de congés maladie et 11 fériés annuellement
• Formation sur mesure offerte lors de l’entrée en fonction ;
• Entrée en fonction : Le plus tôt possible.

• Français parlé et écrit - Élevé

• Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Administration
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences humaines et sciences sociales - Communication
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Gestion des opérations
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences humaines et sciences sociales - Communication humaine et organisationnelle
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences humaines et sciences sociales - Journalisme

• Facilité à classer
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Sens de l’initiative