Chef de secteur - Archives médicales

*Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec*

Nous recherchons actuellement des candidats afin de pourvoir le poste de Chef de secteur – Archives médicales à la Direction médicale et des services professionnels.

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En passant à l'Est, vous gagnez une carrière engageante et des collègues mobilisés à l'excellence et l'innovation Vous aurez également accès à une foule d'initiatives pour favoriser votre bien-être au travail. Venez faire partie d'une organisation soucieuse d'offrir un milieu propice à votre actualisation et votre développement professionnel!

Sommaire des fonctions

Relevant de la chef de service des archives médicales la personne titulaire du poste est responsable de la planification, de l’organisation, du contrôle et de l’évaluation de l’ensemble des activités sous sa responsabilité afin d’assurer une prestation de services optimale. Le titulaire du poste exercera son leadership dans un contexte de transformation et d’amélioration continue en fonction des orientations organisationnelles, ministérielles et des résultats attendus.

Dans ce contexte, le chef de secteur - Archives médicales, assure le leadership organisationnel requis pour s’assurer de l'administration courante de son secteur d’activités. Pour ce faire, il sera appelé à :

• Superviser les activités d’archivistes médicales et de personnel administratif multisites;
• Participer aux activités reliées à l'embauche, à la formation et à l'évaluation du personnel;
• Planifier les priorités de travail, à coordonner les horaires du secteur et affecter les employés selon les besoins;
• Assister les employés lors des problèmes ponctuels et assurer le suivi auprès des personnes concernées;
• Participer à l'élaboration, la révision et la définition des règles et procédures du secteur;
• S'assurer de l'application des politiques, procédures, règlements, directives et lois qui ont un impact sur les services offerts.

Dans le cadre de ses fonctions, il agit à titre de supérieur hiérarchique pour une équipe équivalente à 30 ETC, composée d’archivistes médicales, de secrétaires médicales ainsi que d’agents administratifs, répartis sur plusieurs sites. Il veille à l’efficacité des ressources sous sa responsabilité et s’assure de l’amélioration constante par une implication active au niveau de la révision des processus de travail. Ainsi, il doit posséder d’excellentes compétences en gestion du changement et en communication. De plus, il doit assurer la promotion et le contrôle de la qualité des services, le maintien et le développement des compétences du personnel pour répondre aux besoins de la clientèle et offrir une prestation sécuritaire des soins et des services de même qu’à l’application et au respect des normes professionnelles.

Plus spécifiquement, le titulaire du poste :

• Collabore aux enlignements stratégiques de la Direction médicale et des services professionnels et de l’organisation; 
• S’assure de la gestion des ressources humaines, matérielles, informationnelles ainsi que l’atteinte de l’équilibre budgétaire du secteur qu’il supervise; 
• S’assure la mise en place et le suivi d’indicateurs de performance (qualitatifs et quantitatifs) dans l’objectif d’offrir le meilleur service possible aux usagers;
• Coordonne les activités quotidiennes des archivistes médicales, des secrétaires médicales ainsi que des agents administratifs du secteur notamment dans les volets de gestion du dossier de l’usager, de codification, d’accès et de protection des renseignements personnels et de transcription de documents médicaux;
• S’assure du respect des lois et règlements, notamment en ce qui concerne la communication des renseignements de santé et de services sociaux contenus dans le dossier médical ainsi que des normes et standards en vigueur;
• Collabore à l’harmonisation des pratiques des archives médicales;
• S’assure de l’identification et de la mise en place de stratégies visant l’amélioration des résultats et le respect des délais impartis;
• Soutient l’implantation des systèmes cliniques relevant des archives et collabore aux mesures de contingence lors de pannes de systèmes.

Responsabilités liées à la gestion et développement des ressources humaines
Gestion des ressources humaines et financières

• Assure la gestion, la mobilisation et le développement de l’équipe en favorisant un climat de travail sain et collaboratif;Participe au recrutement, à l’intégration, à l’évaluation et à la reconnaissance du personnel;
• Intervient de manière proactive dans la gestion des enjeux de rendement, la planification de la relève et la fidélisation des talents;
• Contribue à l’élaboration, au suivi et à l’analyse du budget de son secteur, en assurant une utilisation optimale des ressources;
• Met en œuvre et soutient des pratiques favorisant la prévention des risques et le maintien d’un environnement de travail sécuritaire et conforme aux normes en vigueur. 

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques d’archives médicales;
• Diplôme universitaire de premier cycle en gestion ou dans une discipline connexe (une expérience pertinente au domaine pourra compenser l’absence de ce diplôme);
• Expérience professionnelle significative dans un poste d’encadrement relié aux activités couvertes
• Expérience en gestion d’un service des archives médicales constitue un atout;
• Expérience significative de coordination dans des projets de réorganisation et de changements importants (fusion d’établissements multi-mission, implantation de processus de performance).

Toute combinaison d'expérience et de formation jugée pertinente pourrait être considérée.

Compétences spécifiques

• Excellentes compétences en gestion du changement;
• Bonnes habiletés en communication;
• Aptitudes pour le travail en partenariat;
• Très bonne compréhension du secteur de la santé et des services sociaux, de son administration et de cadre légal.  

Passez à l’Est, c’est :

• Régime de retraite à prestation déterminée (RPD);
• 6 semaines de vacances après 1 an de service;
• Journées maladie payées;
• 13 jours fériés;
• Régime complet d’assurances collectives;
• Rabais corporatifs;
• Flexibilité : conciliation travail et vie personnelle et possibilité d’aménager votre horaire;
• Programme d’accueil et d’intégration sur 1 an Destination Gestion;
• Programme de formation continue exclusif aux cadres et aux gestionnaires.

Vous trouverez une foule d'avantages à joindre notre grande équipe à dimension humaine. Nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la communication et le respect.

Candidatures

Si vous désirez plus d'informations, n'hésitez pas à contacter la conseillère Karina Demers à l'adresse courriel suivante : karina.demers.cemtl@ssss.gouv.qc.ca

Nous communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées.

Programme d'égalité en emploi

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.  

Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.