Commis aux travaux publics

Description de l’offre d’emploi

• Vérifier et saisir les feuilles de temps du personnel. Mettre à jour la liste des congés et le registre quotidien de temps supplémentaire.
• Traiter les demandes d’acquisition et les demandes d’émission de chèque pour le service, vérifier et corriger les appropriations et les transmettre aux achats. Assurer le suivi des commandes d’achat, des factures diverses, des réquisitions et des avis de réception selon les normes en vigueur et en faire le classement.
• Préparer, analyser, compiler et tenir à jour différents documents, listes, tableaux, rapports, etc., liés aux opérations du service, à la loi 430 et en appui aux contremaitres.
• Participer au processus de préparation budgétaire et de masse salariale du service et effectuer les suivis dans le logiciel. Faire la saisie du budget et des estimations, de la préparation budgétaire et de la masse salariale.
• Fournir ou obtenir les informations ou documents demandés par le personnel selon les instructions reçues et les acheminer au besoin à qui de droit.
• Accueillir et répondre à la clientèle, traiter, interroger, saisir, transmettre et fermer les plaintes et les requêtes citoyennes et fournir les informations appropriées. 
• S’assurer d’avoir toutes les informations à jour liées aux assurances suite à la location ou l’achat de véhicule et transmettre aux personnes concernées.
• Effectuer la saisie de données et la mise à jour dans divers logiciels.
• Rechercher, recevoir, photocopier, assembler, monter, compiler et classer divers documents, dossiers, registres et les acheminer à qui de droit.
• Réaliser les rapports de dépenses liés aux projets du service pour la reddition de compte et transmettre au trésorier adjoint.
• Recevoir le courrier personnel et la correspondance du service, les trier et les distribuer aux personnes concernées.
• Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau, de vêtements ou tout autre matériel du service et, au besoin, compléter les bons de commande. Vérifier les fournitures ou les matériels sur réception et préparer les avis de réception pour paiement.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique

Expérience7 à 11 mois