Coordonnateur.rice aux événements, Soutien administratif

Type de poste : Régulier

Votre futur rôle au sein de notre équipe

Joignez-vous à notre équipe internationale dynamique et mettez à profit vos compétences organisationnelles pour offrir des expériences événementielles exceptionnelles. En occupant ce rôle, vous coordonnerez et exécuterez des tâches logistiques et administratives pour des événements internes et externes en veillant au bon déroulement des activités, de la planification au rapport post-événementiel. Vous contribuerez à l’efficacité des processus et à une expérience professionnelle et positive pour toutes les parties prenantes.

Avec nous, vous aurez l’occasion de

Logistique et soutien administratif

• Gérer les inscriptions aux événements
• Réserver les salles de conférence, le matériel et les services (traiteur, réception, nettoyage)
• Préparer et imprimer les documents nécessaires (brochures, articles promotionnels, etc.)
• Effectuer le suivi des livrables avec les fournisseurs et les organisateur.rice.s d’événements
• Assurer une communication optimale en collaborant avec les parties prenantes, internes et externes, à propos des initiatives en cours.

Coordination d'événements

• Organiser des réunions (inscriptions, réservation de salles de conférence et coordination des calendriers des participant.e.s)
• Soutenir la logistique en collaboration avec les équipes locales
• Communiquer avec les participant.e.s pour confirmer leur présence et leurs besoins logistiques
• Aider à la préparation d’outils de visibilité, tels que bannières, présentations et kiosques
• Soutenir la coordination interne
• Participer à la préparation des événements sur place
• Mettre à jour les outils de suivi des événements (tableaux, listes, rapports)
• Préparer et distribuer des documents après les événements
• Maintenir la sauvegarde des documents dans les dossiers partagés.

Vos qualités et vos valeurs rejoignent notre culture d’entreprise?

• Rigueur et sens de l’éthique
  
• Faire preuve d’adaptabilité
  
• Être orienté.e vers les clients
  
• Vision tournée vers les résultats
  
• Avoir une excellente capacité d’organisation et de gestion du temps et des priorités
  
• Avoir un bon esprit d’analyse et savoir résoudre des problèmes
  
• Faire preuve d’autonomie et de proactivité
  
• Être capable d’autodéveloppement
  
• Engagement solide en matière de santé et de sécurité
  
• Sens de l’équité et de l’inclusion
  
• Désir d’être au cœur de l’action
  
• Capacité de voir au-delà des standards établis
  

Les certifications et requis du poste, en bref

• DEC en administration, AEC en techniques de gestion de projet ou combinaison de scolarité et d’expérience pertinentes
  
• De deux à huit ans d’expérience pertinente
  
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel
  
• Niveau d’anglais avancé afin de favoriser une bonne collaboration avec les bureaux de BBA et/ou les clients situés dans les provinces canadiennes anglophones et à l’international. La fréquence d’utilisation de l’anglais peut fluctuer d’occasionnelle à quotidienne en fonction des projets en cours
  
• Niveau de français avancé afin de favoriser une bonne collaboration avec les bureaux de BBA et/ou les clients situés au Québec
  

Un aperçu de la rémunération globale de BBA

• Salaire de base annuel
  
• Programme de boni annuel pour tous.tes les employé.e.s régulier.ère.s
  
• Programme de cellulaire
  
• Régime d’assurance collectif commençant le jour 1, y compris l’assurance invalidité à court et à long terme et un programme de télémédecine
  
• Régime d’épargne-retraite
  
• Congés annuels et de maladie
  
• Prime obtenue au moyen du programme de recommandation d’employé.e.s
  

BBA prend en compte de nombreux facteurs pour déterminer le salaire de base annuel, notamment le marché, la formation, l’expérience de travail pertinente et confirmée, une évaluation technique, les qualifications, les certifications et d’autres compétences pertinentes.

Chez nous, vous profiterez de nombreux avantages

• Club social dynamique qui propose des activités pour tous les goûts
  
• Équipe collaborative qui partage ses idées et ses connaissances
  
• Flexibilité d’horaire qui allie présence au bureau et télétravail
  
• Ambiance humaine où l’on écoute les idées de chacun.e et où l’on ne ressent pas de hiérarchie
  
• Espaces de travail conviviaux, écoresponsables et à la fine pointe de la technologie
  
• Comités impliqués dans des causes importantes : diversité, engagement social, et plus
  
• Entreprise en pleine croissance offrant de multiples possibilités
  
• Culture inclusive qui valorise la diversité, le respect et l’ouverture
  
• Au chantier comme au bureau : la santé, la sécurité et l’environnement sont une priorité
  
• Culture de collaboration entre les différents services et avec nos clients des opérations
  
• Valorisation des expertises complémentaires
  
• Agilité et écoute : vos idées se transforment en initiatives concrètes

 À propos de BBA

Reconnue comme l’une des plus importantes firmes de génie-conseil privées au Canada, BBA est au service de l’industrie de l’énergie et des ressources naturelles depuis plus de 45 ans.

Nos employé·e·s sont au cœur de notre réussite. Leur passion et leur excellence nous ont valu de compter parmi les employeurs de choix et les sociétés les mieux gérées au Canada. C’est pourquoi nous avons pris l’engagement de créer un milieu de travail où chaque personne peut s’épanouir, assumer des fonctions de direction et être soi-même.

Depuis la stratégie jusqu’à l’exécution, nos équipes conjuguent leurs compétences environnementales, en ingénierie et en mise en service pour proposer des solutions pratiques, novatrices et durables. Nos 20 bureaux au Canada, aux États-Unis et en Amérique latine nous permettent d’allier présence locale et portée internationale, et d’offrir du soutien sur le terrain à notre clientèle avec laquelle nous travaillons en étroite collaboration.

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