Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Gaétan Lebrun — Gestion de patrimoine a pour mission de vous aider à mieux comprendre vos finances et à en simplifier la gestion afin de vous permettre de prendre les meilleures décisions possibles. Leur priorité, c’est de développer, en collaboration avec leurs clients, un plan financier qui leur ressemble, mais surtout qui leur apportera la tranquillité d’esprit. 

BRH est à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) administratif(tive) pour se joindre à l’équipe de Gaétan Lebrun — Gestion de patrimoine. 

Description du poste

Le ou la Coordonnateur(trice) administratif(ve) agit comme responsable des opérations administratives du bureau. La personne titulaire du poste prend en charge l’ensemble de la structure administrative, en assure la performance, la cohérence et l’évolution dans une optique d’excellence opérationnelle.

Ce rôle dépasse largement l’exécution de tâches administratives. Il s’adresse à une personne capable de concevoir, structurer et faire évoluer les systèmes, processus et outils de travail afin d’atteindre un niveau élevé d’efficience, de qualité et de contrôle.

La personne recherchée joue un rôle central dans l’organisation, la standardisation et l’optimisation des pratiques internes, tout en contribuant activement à l’expérience client et au positionnement global de l’entreprise. Elle agit comme référence interne en matière d’organisation, de méthodes de travail et d’amélioration continue.

Volet opérationnel

• Assurer une prise en charge professionnelle et structurée de l’ensemble des interactions clients;
• Superviser et assurer la qualité du traitement des dossiers administratifs et des suivis;
• Veiller à l’exactitude, à l’intégrité et à la conformité des données dans les systèmes;
• Rédiger, valider et standardiser les communications et documents administratifs;
• Gérer et optimiser la coordination des agendas et des interactions clients;
• Maintenir un niveau d’exécution élevé tout en identifiant les opportunités d’amélioration.

Volet coordination et gestion

• Assumer la responsabilité complète de l’organisation et de la performance des opérations administratives du bureau;
• Concevoir, implanter et faire évoluer les processus, procédures et standards internes;
• Structurer et optimiser les flux de travail en intégrant des outils technologiques et des automatisations (écosystème Microsoft et outils internes);
• Assurer la cohérence et l’efficacité des systèmes administratifs (CRM, bases de données, formulaires, documentation);
• Revoir, simplifier et adapter les formulaires et structures de données afin d’éliminer les inefficiences;
• Mettre en place des mécanismes de contrôle, de suivi et d’amélioration continue des opérations;
• Jouer un rôle actif dans l’évolution des outils de travail, des supports de présentation et des pratiques internes;
• Contribuer à l’évolution de l’image professionnelle de l’entreprise (outils, documentation, environnement, cohérence visuelle);
• Structurer et améliorer l’expérience client de façon globale (parcours client, suivis, initiatives relationnelles, indicateurs de satisfaction);
• Participer à la planification et à la coordination d’initiatives marketing, communicationnelles et événementielles;
• Agir comme point de convergence entre les différents volets administratifs (service client, conformité, marketing, opérations, technologie);
• Soutenir la direction dans l’amélioration continue des pratiques et dans l’évolution de l’organisation.

Qualifications


• DEC en techniques administratives ou baccalauréat en administration/gestion. Toute combinaison équivalente sera considérée;
• Expérience significative dans un rôle comportant des responsabilités de coordination, d’optimisation ou de gestion administrative;
• Expérience dans un environnement structuré ou réglementé (atout);
• Connaissance du domaine des services financiers (atout);
• Expérience avec des systèmes CRM, outils de gestion ou environnements technologiques intégrés (atout);
• Permis d’épargne collective et/ou permis en valeurs mobilières (atout).

Compétences

• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Excellentes habiletés rédactionnelles et capacité à structurer l’information;
• Très bonne maîtrise de l’environnement Microsoft (Office, SharePoint, OneDrive, etc.);
• Forte capacité d’analyse, de structuration et d’optimisation des processus;
• Capacité à concevoir et améliorer des systèmes de travail efficaces;
• Leadership fonctionnel et capacité d’influencer les pratiques sans autorité hiérarchique directe;
• Grande autonomie, sens des responsabilités et proactivité élevée;
• Esprit critique et capacité à identifier les inefficiences;
• Rigueur, souci du détail et sens de l’organisation;
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement en croissance;
• Vision globale des opérations administratives et orientation vers l’excellence;
• Professionnalisme, discrétion et respect de la confidentialité;
• Orientation marquée vers l’expérience client et la qualité.

Ce que nous offrons:

• Un environnement collaboratif, structuré et en évolution;
• Une ambiance professionnelle où les idées et les initiatives sont valorisées;
• Un rôle stratégique avec un impact direct sur l’organisation et sa croissance;
• Salaire entre 60 000$ et 75 000$ par année, selon expérience, négociable;
• REER avec contribution de l’employeur;
• Assurance invalidité;
• Poste à temps plein permanent, du lundi au vendredi de jour;
• 37,5 heures par semaine, en présentiel;
• Congés mobiles;
• Vacances et horaire d’été.