Secrétaire administratif/secrétaire administrative

Description de l’offre d’emploi

• Rédiger, saisir, corriger et tenir à jour de la correspondance, des lettres, des tableaux, des politiques, des rapports, des mémos, des ordres du jour, des procès-verbaux, des soumissions, des baux, des rapports d’activités, des recommandations au conseil municipal, des appels d’offres, des formules ou tout autre document à partir de documents préparés par le service dans son champ d’expertise.
• Recevoir les appels téléphoniques, les visiteurs et le personnel, leur fournir ou obtenir les informations ou les documents demandés selon les instructions reçues et les acheminer à qui de droit.
• Recevoir les demandes, faire les vérifications nécessaires et l’envoi aux parties prenantes ou autres instances appropriées.
• Recevoir le courrier du personnel et la correspondance du service, les trier et les distribuer aux personnes concernées.
• Rechercher, recevoir, photocopier, assembler, monter, compiler et classer divers documents, dossiers et registres et les acheminer à qui de droit.
• Saisir des données à l’aide des logiciels adéquats ou de plateformes spécialisées.
• Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau ou tout autre matériel du service et compléter les bons de commande. Vérifier les fournitures ou le matériel sur réception de ces derniers et préparer les avis de réception pour paiement.
• Vérifier l’agenda de son supérieur, fixer les rendez-vous, convoquer les gens aux réunions, assister, si nécessaire, aux réunions, prendre des notes afin de préparer les comptes rendus et les procès-verbaux.
• Participer au processus opérationnel de son service ainsi qu’à celui du budget, si applicable.
• Vérifier, codifier, compiler les factures, faire concorder les dépenses du service avec le budget disponible, faire les transferts budgétaires, lorsque requis, produire les réquisitions d’achats, administrer une petite caisse au besoin.
• À la demande de son supérieur, faire des travaux de recherches sur un sujet donné, en préparer une analyse sommaire et soumettre ses commentaires.
• Vérifier, codifier, compiler et corriger les feuilles de temps du personnel lorsque le commis de service est absent. 

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique

Expérience1 à 2 ans