Vous aspirez à relever des défis stimulants et à jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement d’une direction générale adjointe dynamique ? Vous faites preuve d’un sens aigu de l’organisation, veillez à la confidentialité et appréciez particulièrement le travail en équipe ? Alors, nous avons l'opportunité qu'il vous faut !

Joignez-vous à une organisation solide, reconnue pour son leadership, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés.

Supérieure immédiate : Directrice générale adjointe, Services et expérience membres

Responsabilités particulières :

Évalue et priorise les demandes de rencontre, recommande et gère l’agenda de la directrice générale adjointe ;

Assure l’ensemble des suivis auprès des interlocutrices et interlocuteurs concernés et voit à la logistique pertinente à leurs prestations ;

Gère les courriels et les demandes en les répartissant auprès des équipes relevant de la direction générale adjointe ;

Contribue à la réalisation des projets stratégiques et à l’atteinte des cibles fixées par la direction générale adjointe ;

Apporte un soutien à l’équipe de gestionnaires relevant de la direction générale adjointe et à la conseillère aux services aux membres ;

Crée et tient à jour divers outils de gestion (agenda, Monday, etc.) ;

Accueille et intègre les nouvelles ressources relevant de la direction générale adjointe ;

Assure la protection de l’information réservée et confidentielle ;

S’assure de la répartition du travail au sein de l’équipe de soutien administratif ;

Contribue à l’amélioration continue des processus et procédures touchant la direction générale adjointe ;

Assiste aux réunions de l’équipe de gestion chapeautée par la direction générale adjointe et produit des comptes rendus détaillés des rencontres, lorsque requis ;

Assiste la direction générale adjointe dans l’organisation de rencontres de remue-méninges ou de lac-à-l’épaule avec son équipe de gestion ;

Assure différentes tâches lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’UMQ ;

Effectue le traitement de texte et la mise en page de différents des documents (correspondance, offres de services, rapports, procès-verbaux, listes, etc.) liés aux activités de la direction générale adjointe, et assure les suivis appropriés (approbation, reproduction, distribution) ;

Assume toute autre responsabilité que lui confie sa supérieure immédiate.

Compétences génériques :

Approche client ;

Travail d’équipe ;

Esprit d’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision ;

Sensibilité politique ;

Discrétion absolue ;

Heures de travail flexible ;

Perfectionnement continu ;

Adaptation au changement, souplesse ;

Communication.

Compétences spécifiques :

Sens de la gestion des priorités ;

Sens de l’organisation des ressources ;

Sens de jugement approprié ;

Grande capacité de prise de décision.

Pour exercer ce rôle, vous possédez :

Un DEC en secrétariat ou toute autre formation jugée pertinente ;

Une expérience minimale de cinq (5) années à titre d’adjoint ou d’adjointe ou dans des fonctions similaires ;

Une maîtrise des logiciels de la suite office 365 de Microsoft ;

Une connaissance des logiciels de gestion des membres ;

Une connaissance de Monday (un atout) ;

Une excellente maîtrise du français (parlé et écrit).

Quelques-uns des avantages de vous joindre à l’UMQ :

Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante ;

La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride ;

Un comité social qui nous fournit de belles occasions de nous rassembler ;

Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés (télémédecine, téléconsultation financière et juridique) ;

Une contribution employeur significative dans le régime de retraite dès l’embauche ;

Une généreuse banque de vacances et de congés personnels ;

Et plus encore !

Postulez dès maintenant !

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 4 avril 2025 à l’adresse suivante :  candidatures@umq.qc.ca

Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché. L’UMQ pratique l’équité en matière d’emploi.

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Conseillère ou conseiller aux communication politique