Adjointe administrative ou adjoint administratif - Carrefour du capital humain

Vous êtes une personne reconnue pour votre polyvalence et votre souci du travail bien fait ? Vous aimez soutenir vos collègues dans l’atteinte de leurs objectifs ? En tant que titulaire de ce poste, vous deviendrez un pilier essentiel du Carrefour du capital humain. Vous jouerez un rôle clé en assurant avec rigueur et efficacité l’ensemble des tâches administratives.

Joignez-vous à l’UMQ, une organisation établie, reconnue pour son leadership engagé en faveur de la démocratie locale, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés.

Gestionnaire : Directeur de la conformité légale et réglementaire et du Carrefour du capital humain.

Vos principales responsabilités :

• Contribuer au bon déroulement des activités du Carrefour du capital humain en participant à élaborer des plans de travail et échéanciers et en veillant à leur respect;
• Effectuer la révision, la correction et la mise en page de divers documents (correspondance, offres de service, rapports, bulletins d’information, documents de formation, listes, etc.) liés aux activités du Carrefour du capital humain et assure les suivis appropriés (approbation, reproduction, distribution);
• Effectuer la révision, la correction et la mise en page de présentations PowerPoint à partir de textes des conseillers;
• Participer à la convocation, à la préparation et à la logistique des réunions des différents comités du Carrefour du capital humain ainsi que des Rendez-vous du CCH;
• Contribuer à l’organisation des déplacements (hébergement, location de voitures, etc.);
• Effectuer la saisie de bons de commande et de factures dans le système comptable;
• Assurer la mise à jour des bases de données relatives aux responsables en ressources humaines de nos membres;
• Répondre aux demandes de renseignement par téléphone ou par courriel, les achemine aux destinataires, assure les suivis appropriés;
• Offrir un soutien administratif transversal, incluant la mise en page de documents, la mise à jour des données du portail, la logistique des réunions (convocation, préparation, logistique des réunions) et de communications ponctuelles;
• Répondre aux membres, aux partenaires et aux différents intervenants à la réception (bureaux de l’UMQ et téléphone), selon la répartition du personnel désigné et l’horaire établi;
• Lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’Union, assurer différentes tâches qui lui sont confiées;
• Assumer toute autre responsabilité que lui confie sa ou son gestionnaire.

Pour exercer ce rôle, vous possédez :

• DEC en secrétariat ou toute autre formation jugée pertinente;
• Minimum de deux (2) années d’expérience en secrétariat ou dans des fonctions similaires;
• Expérience en milieu associatif ou municipal (un atout);
• Habilités démontrées en service à la clientèle exemplaire;
• Rigueur et grand souci du détail et de la qualité;
• Discrétion et bon jugement;
• Forte maîtrise de la gestion des priorités;
• Intérêt marqué pour le milieu municipal;
• Maîtrise des logiciels de la suite Office 365 de Microsoft;
• Connaissance fonctionnelle de logiciel de membres et/ou de base de données diverses;
• Excellent français parlé et écrit.

Quelques-uns des avantages de vous joindre à l’UMQ :

• Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante;
• La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride;
• Un comité social qui nous fournit de belles occasions de nous rassembler;
• Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés (télémédecine, téléconsultation financière et juridique);
• Une contribution employeur significative dans le régime de retraite dès l’embauche;
• Une généreuse banque de vacances et de congés personnels;
• Et plus encore!

Postulez dès maintenant!

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 16 juin 2026 à 12 h.

Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché.