Agente/agent de soutien administratif, classe i

Description de l'entreprise

Institution d'enseignement supérieur.

Description de l’offre d’emploi

Principales fonctions
Le rôle principal et habituel de cette personne consiste à assurer le soutien administratif en lien avec les activités du service, notamment le programme d’alternance travail-étude (ATE) et le service de placement offerts aux étudiantes et étudiants, les activités sportives et le soutien à la direction.

Plus particulièrement, les principales fonctions sont :

• Accueillir les étudiantes et étudiants, membres du personnel et autres partenaires qui se présentent à la direction du Service ;
• Renseigner les étudiantes et étudiants, les entreprises et la communauté sur le processus de l’ATE (alternance travail/étude), le service de placement et collaborer à son suivi administratif ;
• Compléter les dossiers des étudiantes et étudiants et des entreprises participantes au programme ATE selon les exigences du ministère et les besoins du service ;
• Effectuer les tâches de secrétariat et les opérations comptables du service de l’ATE, du placement et de la direction du Service ;
• Gérer l’agenda des personnes qu’elle assiste, organiser les réunions en assurant un soutien administratif à l’équipe de gestion du service en lien avec la planification des rencontres, préparation des dossiers et activités courantes ;
• Procéder à des opérations comptables simples : demandes d’achat, facturation, contrôle des paiements, comptes de dépenses, décomptes de petites caisses et des dépôts ;
• Collaborer, au besoin, à l’organisation d’activités et d’évènements en lien avec le service des sports tels que les compétitions à domicile des équipes Astrelles et Gaillards et autres activités sportives intramurales ;
• Collaborer au soutien administratif lié aux activités du service des sports et collaborer lorsque requis au soutien administratif du service de la vie étudiante ;
• Collaborer à l’organisation d’activités évènementielles connexes au service des affaires étudiantes (galas, remise des diplômes, compétition, speed-jobbing, etc.) ;
• Être responsable de l’inventaire du matériel administratif (papeterie) utilisé par l’équipe ;
• Au besoin, effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, ou un DEP dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Exigences particulières :

• Démontrer un excellent sens de la planification et de l’organisation ;
• Avoir une attitude accueillante et offrir un bon sens du service à la clientèle ;
• Maîtriser les outils de la suite Microsoft Office et Office 365 ;
• Avoir une très bonne maîtrise du français écrit. Un test pratique validera les connaissances.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Expérience1 à 2 ans