Coordonnateur(trice) administratif(tive) aux événements

Basé à Montréal, NūMove est un manufacturier et intégrateur de systèmes robotisés et solutions d’automatisation industrielle. Nous développons des technologies robustes et innovantes grâce à nos expertises en conception, programmation, développement logiciel et vision artificielle.

Nous assemblons et programmons nos systèmes directement dans nos ateliers de 52 000 pieds carrés avant d’en faire la mise en route chez nos clients. En plus de créer des opportunités de carrière en fabrication et production, ce processus est très stimulant pour notre équipe qui peut voir concrètement le résultat de leur travail.

NūMove a émergé d’une volonté de propulser la robotique industrielle à travers une entreprise rassembleuse à valeur humaine. Nous reconnaissons que chaque coéquipier et coéquipière contribue activement à nos accomplissements.

Ainsi, des efforts soutenus sont déployés pour créer un environnement de travail attractif et solidifier les liens entre collègues. Voici quelques avantages offerts :

• Club social actif, soutenu par l'entreprise, favorisant la cohésion et le bien-être au travail.
• Défis professionnels variés et enrichissants.
• Horaire flexible permettant de concilier vie professionnelle et personnelle de manière équilibrée.
• Avantages sociaux compétitifs visant à assurer le bien-être et la sécurité financière de l’équipe.

Nous avons beau être une entreprise technologique, nous sommes fervents et ferventes de connexions humaines! Au plaisir de vous accueillir dans la famille NūMove.

_

Le ou la Coordonnateur(rice) administratif(tive) aux événements sera sous la supervision du Directeur Marketing et travaillera conjointement avec la Coordonnatrice aux communications ainsi que le Spécialiste en marketing numérique. NūMove est à la recherche d’une personne minutieuse, éloquente et très organisée qui coordonnera les événements promotionnels de l’entreprise. Bien qu’il s’agisse principalement d’un poste en organisation et coordination d’événements, cette personne sera aussi amenée à collaborer aux diverses activités de communications afin de supporter le rayonnement et la visibilité de NūMove.

RESPONSABILITÉS

Événementiel

Pour tous les événements listés plus bas, la personne sélectionnée coordonne et organise les activités de la manière suivante :

• Gérer le projet et les rencontres de planification ;
• Gérer et mettre à jour le budget de chaque projet, tout en s’assurant de respecter le budget prévisionnel établi préalablement par la direction ;
• Gérer les échéanciers, suivre le cours du projet, effectuer des suivis et garder une vision globale de l’avancement des divers dossiers ;
• Effectuer les réservations et passer les commandes ;
• Coordonner avec les équipes internes et externes en amont de l’événement ;
• Être la personne responsable principale lors de l’événement (installation-déroulement-démontage) ;
• Contribuer à la création de contenu photo-vidéo lors de l’événement.

Salons d’exposition aux États-Unis et Canada :

• Solliciter l’équipe des ventes afin de cibler les besoins, définir ce qu’on souhaite présenter et coordonner la logistique associée (démonstration en direct, usage d’un cobot ou robot dans le kiosque, etc.) ;
• Participer à la planification et suivre l’avancement des activités de communications et marketing en lien avec l’événement (promotion de l’événement, campagne publicitaire, communiqué de presse, besoin en matériel promotionnel, etc.) ;
• Organiser la logistique de l’événement (réserver le kiosque, gérer la facturation, définir l’aménagement du kiosque, etc.) ;
• Effectuer les commandes pour l’aménagement du kiosque (tapis, électricité, internet, mobilier, etc.) ;
• Réserver la main d’œuvre pour le montage et démontage du kiosque lorsque nécessaire ;
• Remplir les documents et formulaires exigés par l’organisateur du salon ;
• Coordonner la logistique de séjour (déroulement des opérations, réservation d’hôtel, avion, voiture, restaurants, etc.) ;
• Effectuer tous les achats nécessaires ;
• Préparer les caisses de transport qui contiennent le matériel à expédier ;
• Obtenir les devis auprès de transporteur, coordonner l’expédition et le retour du matériel ;
• Participer au montage / démontage du kiosque, assurer une présence dans le kiosque lors l’événement et effectuer la prise de contenu photo-vidéo ;
• Toutes autres tâches connexes.

Portes ouvertes :

• Participer à la planification et suivre les avancements des activités de communication-marketing liées à l’événement (liste d’invités, plan de promotion, etc.) ;
• Organiser l’événement (réservation de mobilier, de traiteur, plan des opérations, réservation de salle de conférence, etc.) et coordonner avec les membres internes au niveau logistique.

Activités promotionnelles liées au recrutement (journées carrière, visite d’étudiant(e)s, salon de l’emploi, etc.) ;

Toutes autres activités promotionnelles (organisation de webinaire, inscription à des événements de partenaires, etc.).

Communications & Autres

• Supporter les initiatives de communications et marketing (participer aux remue-méninges, collaborer au plan de communications, etc.) ;
• Coordonner la préparation des dossiers de candidatures pour des activités de reconnaissance / concours entrepreneurial (ex. Estim, Mercuriades, etc.) ;
• Collaborer aux événements internes et activités du Club Social (5 à 7, tournoi de golf, party du temps des fêtes, activités bien être, etc.).

 APTITUDES

• Sens de l’organisation marqué, minutie, souci du détail et de la qualité du travail ;
• Polyvalence, flexibilité et bonne gestion du temps : capacité de gérer plusieurs projets simultanés et variés ;
• Dynamisme, enthousiasme et éloquence (le ou la candidat(e) agira à titre de chef(fe) d’orchestre lors de réunions, et devra donc être habile avec la communication en groupe) ;
• Sens du travail d’équipe marqué (la petite équipe des communications et marketing travaille main dans la main pour mener à bien les divers projets) ;
• Autonomie et débrouillardise ;
• Souci de l’image projetée de l’entreprise (esthétique, uniformité, etc.) ;
• Capacité de se tenir à jour dans ses courriels et d’être en mesure de réagir rapidement lorsque requis ;
• Capacité de gérer des projets avec des échéances concurrentes.

QUALIFICATIONS

• Diplôme d’étude collégial ou baccalauréat en communications, formation en gestion d’événements ou autre formation jugée pertinente ;
• Parfaite connaissance du français à l’écrit et à l’oral ;
• Très bonne connaissance de l’anglais (la plupart des salons commerciaux sont en territoire anglophone avec différents accents, des mots techniques en anglais sont souvent utilisés, plusieurs concours sont anglais, et la coordination lors d’événements avec clients / partenaires se fera aussi en anglais) ;
• Expérience pertinente de 3 à 5 ans en organisation d’événements ou gestion de projets ;
• Habileté à travailler avec des outils de planification (ex. diagramme de Gantt) ;
• Habileté avec les réseaux sociaux et dans la création de contenu photo-vidéo (avec un cellulaire) – Photographie et vidéographie avancées (très bel atout) ;
• Aisance avec la suite Adobe (Lightroom, Photoshop, InDesign) (atout) ;
• Détenir un passeport valide et être disponible pour voyager au Canada et à l’extérieur du Canada ;
• Très bonne connaissance de la suite Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint).