Administrateur/trice de bureau et de location

Les responsabilités reliées à ce poste sont de fournir un soutien administratif solide et des conseils relatifs à toutes les fonctions générales du bureau afin d’assurer le bon déroulement des procédures. Le/la titulaire du poste participera à diverses activités de gestion immobilière, notamment en répondant aux demandes de location et de déménagement, en coordonnant les visites et en effectuant des tâches administratives.

Principales Responsabilités

Gestion de bureau:

• Maintenir les services de bureau en organisant les opérations et les procédures de bureau, en gérant les correspondances, le système de classement et la documentation interne.
• Maintenir l’efficacité du bureau en planifiant et en mettant en œuvre des systèmes/procédures de bureau, ce qui peut inclure l’acquisition d’équipements.
• Tâches de réception, telles que répondre à tous les appels, servir de point de contact pour tous les visiteurs du bureau, garder la cuisine propre et approvisionnée en produits de base pour le café.
• Distribution et suivi de l’ensemble du courrier entrant et sortant ainsi que des coursiers, approbation des factures des coursiers.
• Commander et gérer les fournitures de bureau.
• Gestion de la petite caisse.
• Fonctions AR/AP du bureau local et point de contact.
• Traitement des chèques et dépôts bancaires.
• Se tenir au courant des projets en cours, afin de permettre une bonne intégration des services de soutien.
• Préparer ou réviser des documents pour les membres de l’équipe, le cas échéant.
• Tâches administratives telles que les notes de frais et les rapports pour le président.
• Saisie de données à un niveau de précision élevé, selon les besoins.
• Préparation/modification des bons de commande pour les fournitures et les services pour tous les départements.
• Soutenir divers projets de construction :
  • Faire les suivis et rapprochements des factures et des bons de commande.
  • Rassembler et maintenir les documents du projet, y compris les projets promotionnels.
  • Créer des rapports personnalisés pour toute demande spéciale.
  • Classer les documents, les factures et les documents de remise du projet.
• Autres projets et responsabilités en fonction des besoins.

Location et gestion des biens immobiliers :

• Répondre à toutes les demandes de location (courriels, appels et visites).
• Réunions régulières avec le gestionnaire de propriété pour passer en revue les unités disponibles, les baux récemment signés et le calendrier des emménagements/déménagements.
• En soutien ou absence du gestionnaire de propriété :
  • Programmer et coordonner les visites d’appartements et des équipements avec les clients potentiels, et s’assurer que le locataire est disponible pour la visite.
  • Coordonner les visites pour la société immobilière désignée.
  • Effectuer la vérification des antécédents auprès d’une société tierce et évaluer le rapport avec le gestionnaire immobilier.
  • Rédiger le contrat de location (bail) et percevoir le premier mois de loyer.
  • Créer le profil des locataires dans le logiciel de gestion immobilière
  • Point de contact pour les questions de suivi concernant les déménagements, etc.
  • Visite des appartements le jour de l’emménagement pour s’assurer que tout va bien, en notant les problèmes qui doivent être résolus.
  • Mise à jour de la liste des contacts pour les casiers de livraison sécurisés à chaque emménagement/déménagement.
  • Remplacement des clés perdues ou endommagées.
  • Programmation des demandes de réservation du salon et collecte des dépôts de garantie.
  • Assurer la liaison entre les locataires et le service d’entretien lorsque cela est nécessaire (problèmes urgents à régler immédiatement).
  • Remplacer le gestionnaire de propriété.

Prérequis:

• Formation post-secondaire en commerce, en finance ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans un domaine connexe
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, avec la capacité de communiquer à tous les niveaux en anglais et en français.
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et de service à la clientèle (interne et externe)
• Souci du détail et sens aigu de l’organisation
• Capacité à traiter des informations confidentielles et sensibles.
• Esprit d’initiative
• Expérience reconnue dans la gestion efficace de plusieurs projets simultanément, ainsi que capacité à travailler à un niveau élevé de productivité dans un environnement complexe et en évolution rapide.
• Maîtrise de Word, Excel et Outlook.
• Une expérience de l’AP/AR est considérée comme un atout.
• Expérience de l’utilisation de Yardi ou d’un système de gestion des biens immobiliers, un atout.
• Une expérience ou des connaissances dans le domaine de l’immobilier sont considérées comme un atout.

Si ce poste vous convient, veuillez soumettre votre curriculum vitae à:

ressourceshumaines@armcocap.com

Bien que nous apprécions grandement tous les candidats, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.