Adjoint exécutif/adjointe exécutive

DESCRIPTION
Sous l’autorité de la présidence-direction générale (PDG), l’adjoint exécutif assiste la PDG dans ses tâches administratives et apporte son soutien à l’ensemble des départements de l’organisation. De plus, il agit comme premier point de contact du port avec la collectivité en assurant l’accueil, le référencement des visiteurs et le traitement des demandes. Finalement, il exécute divers mandats en lien avec les communications et le marketing et assiste la direction générale dans toute autre demande.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Volet administration 
Accueille les visiteurs dans les bureaux du port et répond aux demandes d’informations;
Gère la boîte courriels de la PDG et organise son agenda en planifiant et en organisant les rencontres;  
Soutient les membres du personnel dans leurs tâches administratives 
Soutient la direction des croisières dans les opérations en journée d’escales de croisières
Rédige des correspondances et des rapports 
Effectue des recherches, compile et prépare des données selon les demandes qui lui sont faites 
Prépare l'ordre du jour et les procès-verbaux des réunions et en assure l’organisation  
Assure la gestion documentaire (archivage, registres, bases de données, inventaires, etc.) 
Voit au fonctionnement efficace du bureau, des systèmes informatiques et des équipements de bureau
Réalise toute autre tâche connexe

Volet communication
Participe aux rencontres du port de Baie-Comeau et produit les comptes-rendus
Exécute le plan promotionnel du port et de l’escale de croisières, incluant le plan de communication, le plan marketing ;  
Diffuse les communiqués de presse et agit comme point de contact et de référencement auprès des médias
Assure la mise à jour des informations sur le site Web et alimente les différents réseaux sociaux  
Procède aux achats publicitaires et supervise la réalisation des montages graphiques avec les services externes
Participe à l’organisation des événements de l’organisation, y compris les missions d’accueil de partenaires ou de clients
Réalise toute autre tâche connexe

• Français parlé et écrit - Élevé

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau

• Capacité à travailler sous pression
• Polyvalence
• Sens de l’initiative