Agente ou agent de secrétariat (juridique)
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La Ville recherche actuellement des personnes qui aiment travailler dans le domaine du secrétariat juridique afin de combler un poste permanent et des postes temporaires d'agente ou agent de secrétariat au Service des affaires juridiques ou à la Cour municipale.
- Réaliser les tâches de secrétariat juridique dans le cadre du traitement de divers contrats, de règlements, d'avis juridiques ou de litige en matière civile, incluant la préparation de divers projets de documents dans des échéanciers précis et respectant les meilleures pratiques.
- Effectuer la correction linguistique de divers documents juridiques et administratifs.
- Assurer le contrôle administratif de certains dossiers, obtenir les documents demandés dans les délais requis et effectuer des rappels, procéder à la cueillette, la vérification, la sélection, l'interprétation, la préparation et la transmission de données spécifiques ainsi qu'à l'alimentation des systèmes informatiques pertinents.
- Transmettre des directives à l'intention des membres du personnel de son unité administrative.
- Recevoir et filtrer des appels téléphoniques. Répondre aux demandes d'information ou acheminer les appels au destinataire.
- Convoquer et organiser des rencontres et réserver les locaux et l'équipement nécessaires, assurer la gestion de l'agenda de membres de ton équipe.
- Effectuer diverses tâches générales d'assemblage, de compilation, de photocopie, de classement et d'archivage de documents.
La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative.
- Détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat juridique et posséder un minimum de deux (2) ans d'expériences pertinentes. Tout autre ensemble de formation et d'expérience jugé équivalent pourra être considéré.
- Démontrer une bonne maîtrise des logiciels de traitement de texte ou de chiffrier électronique et une facilité à exploiter d'autres logiciels d'applications spécifiques.
- Détenir une excellente maîtrise de la langue française, une connaissance des méthodes et procédés administratifs internes de bureau, dont les méthodes de classement de documents et des systèmes d'archivage.
- Manifester de bonnes habiletés à communiquer verbalement et par écrit, à travailler en équipe et à entretenir des relations de travail positives. Être en mesure de promouvoir, par ses actions et ses décisions, une approche client de qualité.
- Autres habiletés professionnelles et qualités personnelles appropriées telles que l'autonomie, l'initiative, le sens de l'organisation, l'analyse, le jugement, la rigueur, le souci du détail et la discrétion.
- Un salaire de 44 723 $ à 64 704 $ annuellement, selon le niveau d'expérience (échelle salariale 2024);
- Un horaire flexible de 35 heures et certains postes ont la possibilité d'être en télétravail jusqu'à 3 jours par semaine lorsque les tâches le permettent;
- Un programme d'encouragement à un mode de vie actif;
- Un programme d'aide aux employés;
- Des perspectives de carrière;
- Des formations accessibles;
- Un équilibre travail-vie personnelle;
- Un environnement stimulant et des projets d'envergure.
Afin de t'assurer de recevoir nos courriels, on te recommande d'ajouter le courriel
ressources.humaines@ville.quebec.qc.ca à la liste des expéditeurs approuvés de ton outil de messagerie. On suggère également de vérifier ta boîte de courrier indésirable.
De plus, on a à coeur de soutenir l'Organisation municipale de la sécurité civile dans ses quatre dimensions, soit la prévention, la préparation, l'intervention et le rétablissement. Vous pourriez ainsi être invité à mettre vos compétences à profit lors de situations d'exception et sinistres majeurs.
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