CHEF DE SECTEUR - ARCHIVES MÉDICALES (NUMÉRISATION) HMR/HSCO

Ce concours est réservé aux employés travaillant dans l'un des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec depuis le 1er décembre 2024.

Nous recherchons actuellement des candidats afin de pourvoir le poste de Chef de secteur - Archives médicales (numérisation) HMR/HSCO à la Direction médicale et des services professionnels.

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Sommaire des fonctions

Relevant de la chef de services des archives médicales la personne titulaire du poste est responsable de la planification, de l’organisation, du contrôle et de l’évaluation de l’ensemble des activités sous sa responsabilité afin d’assurer une prestation de services optimale. Le titulaire du poste exercera son leadership dans un contexte de transformation et d’amélioration continue en fonction des orientations organisationnelles, ministérielles et des résultats attendus. Il planifie et veille à la disponibilité des dossiers médicaux complets.

Dans ce contexte le chef de secteur - Archives médicales (numérisation) HMR/HSCO, assure le leadership organisationnel requis pour s’assurer de l'administration courante de son secteur d’activités. Pour ce faire, il sera appelé à superviser les activités du personnel administratif sur le site de Hôpital Maisonneuve-Rosemont (équipe HMR/HSCO), à participer aux activités reliées à l'embauche, à la formation et à l'évaluation du personnel, à planifier les priorités de travail, à coordonner les horaires des secteurs et affecter les employés selon les besoins, à assister les employés lors des problèmes ponctuels et assurer le suivi auprès des personnes concernées, à participer à l'élaboration, la révision et la définition des règles et procédures du secteur et à s'assurer de l'application des politiques, procédures, règlements, directives et lois qui ont un impact sur les services offerts.

Dans le cadre de ses fonctions, il agit à titre de supérieur hiérarchique pour une équipe équivalente à 40 ETC, composée de secrétaires médicales ainsi que d’agents administratifs travaillant pour l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont (HMR) et l’Hôpital Santa Cabrini. Il veille à l’efficacité des ressources sous sa responsabilité et s’assure de l’amélioration constante par une implication active au niveau de la révision des processus de travail. Il doit assurer la promotion et le contrôle de la qualité des services, le maintien et le développement des compétences du personnel pour répondre aux besoins de la clientèle et offrir une prestation sécuritaire des soins et des services de même qu’à l’application et au respect des normes professionnelles.

Plus spécifiquement, le titulaire du poste :

• Collabore aux enlignements stratégiques de la Direction médicale et des services professionnels et de l’organisation; 
• Assure la gestion des ressources humaines, matérielles, informationnelles ainsi que l’atteinte de l’équilibre budgétaire du secteur qu’il supervise; 
• Assure de façon proactive la disponibilité du dossier médical complet en collaboration avec les partenaires internes de l’installation;
• Assure la mise en place et le suivi d’indicateurs de performance (qualitatifs et quantitatifs) dans l’objectif d’offrir le meilleur service possible aux usagers;
• Coordonne les activités quotidiennes des secrétaires médicales ainsi que des agents administratifs du secteur notamment dans les volets de gestion du dossier de l’usager, de divulgation-accès à l‘information, de transcription de documents médicaux et de numérisation des documents au dossier de l’usager;
• Assure le respect des lois et règlements, notamment en ce qui concerne la divulgation des renseignements contenus dans le dossier médical ainsi que des normes et standards en vigueur;
• Soutient l’implantation et/ou les meilleures pratiques d’utilisation du visualiseur pour la numérisation, du gestionnaire de documents électroniques GDE et de la numérisation des dossiers médicaux pour assurer une disponibilité des informations cliniques requises dans les meilleurs délais conjointement avec les partenaires internes et externes;
• Collabore à l’harmonisation des pratiques des deux secteurs de numérisation des archives médicales;
• Assure l’identification et la mise en place de stratégies visant l’amélioration des résultats et le respect des délais impartis;
• Soutient l’implantation des systèmes cliniques relevant des archives et collabore aux mesures de contingence lors de pannes de systèmes;
• Collabore au respect des contrats liés aux archives et effectués par des fournisseurs externes (numérisation, transcription).

Qualifications

Candidatures