Secrétaire de direction - école d'art-thérapie

Établissement à échelle humaine, l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT) exerce ses activités principalement en Abitibi-Témiscamingue, dans le Nord-du-Québec, dans le territoire des Hautes-Laurentides et auprès des Premiers Peuples. Depuis plus d’un quart de siècle, l’UQAT se démarque sur plusieurs plans : en enseignement, en recherche et création et en services à la collectivité. Grâce à son expertise reconnue, l’UQAT occupe une place de plus en plus importante non seulement sur l’échiquier régional, mais aussi sur la scène provinciale, nationale et internationale. Unique, le modèle de développement de l’université mise sur des partenariats sur tous ses territoires et assure ainsi l’accessibilité à la formation universitaire. L’UQAT a su élargir le spectre de ses champs disciplinaires qui font aujourd’hui sa renommée : création et nouveaux médias, développement humain et social, éducation, forêts, génie, gestion, mines et environnement, santé et Premiers Peuples.

Innovante, l’UQAT, avec son École d’art-thérapie, demeure à ce jour la seule université en Amérique du Nord à offrir des programmes de 2e cycle en art-thérapie en français, une approche novatrice à la frontière de la psychologie et des arts visuels.
 

Votre rôle
Cette personne assiste son supérieur et la direction de l’École d’art-thérapie dans l'accomplissement de son travail et participe aux opérations administratives reliées aux ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique.
 

Vos responsabilités
• Collaborer, avec la direction du département de l’École d’art-thérapie, à l’ensemble des activités administratives;
• Rechercher et recueillir de l’information et de la documentation, en assurer la diffusion et la distribution et fournir des réponses à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur;
• Concevoir, rédiger, saisir, corriger et effectuer la mise en page de divers documents;
• Organiser des réunions et y assister lorsque requis, rédiger les procès-verbaux et préparer les résolutions;
• Effectuer le suivi des décisions qui relèvent de sa compétence et les acheminer aux personnes concernées;
• Collaborer avec la personne supérieure immédiate dans la gestion financière du département (ex. : gestion des comptes de dépenses) et peut être appelée à prendre des dispositions relatives à l’agenda des personnes qu’elle assiste;
• Accueillir, informer et orienter les personnes et recevoir, trier et distribuer le courrier;
• Assurer la coordination de tâches administratives dans le respect des délais parfois serrés;
• Prendre les dispositions nécessaires pour organiser les déplacements et les séjours à l’extérieur de l’Université des personnes du département, le cas échéant;
• Initier de nouvelles personnes salariées;
• Accomplir des tâches connexes reliées au bon fonctionnement du département.
 

Profil recherché
• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat et cumuler cinq (5) ans d’expérience pertinente. Toute autre expérience professionnelle pertinente et sera analysée;
• Maîtriser la suite Microsoft Office 365 et les technologies de communication numérique telles que Zoom et Microsoft Teams;
• Être disposé à apprendre de nouveaux logiciels spécifiques à la fonction;
• Posséder une excellente maîtrise du français oral et écrit et avoir une facilité pour la rédaction et pour synthétiser l’information;
• Savoir établir les priorités et avoir un bon sens de l’organisation et d’autonomie;
• Offrir un service à la clientèle hors pair, faire preuve de discrétion et de jugement dans l’exécution de ses fonctions, posséder des habiletés en communication, interagir avec tact et diplomatie et aimer le travail d’équipe.

• Français parlé et écrit - Élevé