Adjoint exécutif/adjointe exécutive

• Work Term: Permanent
• Work Language: English
• Hours: 37,5 heures par semaine
• Education:
• Experience:

Études

• Certificat ou diplôme
• Commerce (g\u00E9n\u00E9ral)
• Gestion de bureau d'affaires
• ou experience équivalente

Milieu de travail

• Disposé à déménager
• Corporation publique

Tâches

• Compiler des données pour préparer des documents
• Établir et coordonner les politiques et procédures administratives
• Préparer des rapports et d'autres documents pour examen et présentation aux comités exécutifs et aux conseils d'administration
• Analyser les notes de services, les mémoires et les rapports reçus et envoyé
• Rédiger des exposés et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents
• Préparer l'ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions des comités, des conseils d'administration et autres
• Effectuer des recherches
• Assurer une liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise et autres organismes ou associations
• Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières
• Fournir le service à la clientèle
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Préparer les factures, rapports, mémorandum, lettres, rapports financiers et voir à l'administration de contrats et autres documents
• Gérer des événements
• Accomplir des tâches administratives et de bureau
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Gestion de projets
• Traiter des demandes d'indemnisation
• Effectuer des activités administratives et de bureau (tenue de registres et établissement des horaires)
• Suivre des mesures d'urgence et de sécurité
• Traiter les paiements en espèces, les chèques, les cartes de crédit et débit
• Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de réunions, de colloques et de conférences
• Rédiger de la correspondance juridique
• Préparer des ordres du jour provisoires pour des réunions, et tenir, transcrire et distribuer le procès-verbal

Réservations de voyage

• Voyage d'affaires

Domaine d'expérience de travail

• Correspondance
• Administration des affaires et gestion
• Rapports et dossiers
• Planification de projets

Conditions de travail et capacités physiques

• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Souci du détail

Qualités personnelles

• Précis
• Sens des responsabilités
• Relations interpersonnelles efficaces
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Esprit d'initiative
• Sens de l'organisation
• Fiable
• Esprit d'équipe
• Assidu
• Capacité d'apprendre rapidement
• Proactif

Questions de sélection

• Êtes-vous autorisé à travailler au Canada?
• Seriez-vous disposé à déménager pour ce poste?
• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
• Possédez-vous les certifications requises mentionnées dans l'offre d'emploi?
• Habitez-vous près du lieu de travail?
• Avez-vous les compétences linguistiques requises, comme précisé dans l'offre d'emploi?

Options de conditions d'emploi

• Horaire flexible

Expérience

• 5 ans ou plus

Options de conditions d'emploi

• Jour
• Heures supplémentaires disponibles

Avantages santé

• Régime de soins dentaires
• Prestations d'invalidité
• Régime de soins de santé
• Protection pour services paramédicaux

Avantages financiers

• Selon la convention collective

Avantages à long terme

• Prestations de maternité et parentales

Autres avantages

• Autres avantages
• Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat)
• Stationnement disponible
• Semaine de travail variable ou comprimée
• Programme de mieux-être