Coordonnatrice ou Coordonnateur - Affaires académiques

Quel sera votre impact en tant que Coordonnatrice ou Coordonnateur aux affaires académiques au Département de design?

Un tout nouveau département de Design a été créé à l’ÉTS, entraînant la mise en place progressive de laboratoires, de cours spécialisés et de nouveaux programmes en design. Afin de soutenir cette croissance et d'assurer une coordination efficace, nous sommes à la recherche d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur aux affaires académiques pour accompagner le développement de ce département.

Vous conseillerez quant à l'interprétation des règlements académiques, des politiques d'admission ou autres politiques et solutionnerez les cas complexes reliés à l'admission, à la logistique académique, à l'inscription et à la gestion des dossiers des personnes étudiantes à tous les cycles d’études; fournirez une assistance dans l'accomplissement des tâches et des processus à caractère académique et administratif.
 

Au quotidien, vous:

• Coordonnez et assurez, en collaboration avec les intervenants impliqués, la réalisation d’activités associées au rayonnement du département telles que les Portes ouvertes, les journées d’intégration des étudiants, les séances d’accueil, etc.
• Veillez à l’optimisation des horaires de cours de tous les cycles d’études.
• Coordonnez le dossier d’évaluation ministériel de programme avec l’équipe administrative et la direction départementale. Recueillez et analysez des données, des renseignements. Rédigez des procédures et des rapports, assurez l’amélioration continue dans l'application de procédures et proposez des actions d’amélioration. Offrez du soutien et formez les intervenants concernés.
• En collaboration avec le Décanat des études, exécutez des tâches liées au processus de l’amélioration continue du programme de baccalauréat en design d’expérience utilisateur au premier cycle, au DESS en design et entrepreneuriat et aux autres formations à venir. Vous participez à l’organisation des évaluations périodiques.
• Conseillez la direction départementale et les directions de programmes au niveau opérationnel.
• Agissez comme personne-ressource auprès des enseignantes et des enseignants pour tout ce qui a trait aux affaires académiques.
• Coordonnez la création, les modifications et l’évaluation de programmes académiques et veillez au respect des règlements et des échéanciers. 
• Participez à la vérification des plans de cours et vous assurez de leur conformité.
• Rencontrez les personnes étudiantes qui ont des problèmes particuliers et complexes en rapport avec leur cheminement académique.  Examinez leur cas, effectuez les analyses requises, transmettez des conseils et faites des recommandations à la personne désignée ayant trait aux doubles inscriptions, aux ententes interuniversitaires, à la reconnaissance des acquis, aux exemptions, aux substitutions, aux restrictions à la poursuite des études, aux exclusions, à l’approbation de fin de scolarité, etc.
• Compilez et analysez des données statistiques concernant les personnes étudiantes afin de rédiger des rapports de suivi.
• Analysez la conformité des documents reçus dans le cadre du comité de discipline départemental et des demandes d’examen de compensation. 
• Assumez la responsabilité et la coordination des dossiers reliés à la mobilité étudiante.
• Agissez à titre d’intermédiaire entre la direction du département, les directeurs de programmes et le Bureau de la registraire, le Décanat des études et les autres services concernés.
• Collaborez avec les divers intervenants pour la promotion des programmes d'études; organisez des activités d'information, rédigez et assurez la diffusion de la documentation auprès des organismes externes et des associations professionnelles.
• Agissez comme mandataire pour le Département de design pour les applications SIGNETS et PLANETS ou autres applications utiles dans le cadre de vos fonctions, et auprès du corps professoral et des chargés de cours.
• Effectuez des présentations auprès des étudiants et des enseignants.
• Participez à l’organisation et au suivi des différents comités de programmes (régulier, restreint et élargi).
• Rédigez les notes et comptes-rendus lors des AD de professeurs. Participez à l’Assemblée départementale des professeurs.
• Établissez, coordonnez et participez à l’autoévaluation de programme, planification des horaires, réservation des salles, contact des enseignants et contrats.
• Représentez le département sur divers comités internes.
• Effectuerez toutes autres tâches connexes.  

Scolarité

• Vous détenez un Baccalauréat en administration ou dans une discipline appropriée. Cela vous donne une bonne base de connaissances qui vous est utile au quotidien.

Expérience

• Vous détenez un minimum de 3 ans d’expérience pertinente en gestion académique et administrative. 
• Vous possédez une expérience avérée en développement de nouveaux programmes et êtes capable d’évoluer dans un contexte de création de département et de lancement de programme.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :

Habiletés particulières

• Vous apportez votre pierre à l’édifice des objectifs communs par votre esprit d’équipe et votre capacité à travailler en synergie avec vos collègues. 
• Vous priorisez la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive en répondant à leurs besoins. 
• Vous faites des prévisions réalistes et fixez des objectifs atteignables et cohérents que vous déclinez ensuite en plans d’action efficaces, en échéanciers. 
• Vous faites preuve de proactivité et d’initiatives dans votre travail en utilisant toute la latitude possible et en prenant des décisions, même lorsque le contexte est ambigu. 

Autres habiletés

• Vous avez une compréhension minimale d’enjeux reliés au design d’expérience utilisateur. 
• Vous faites preuve d’un esprit d’initiative et d’une grande capacité d’innovation.
• Vous communiquez avec aisance, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Vous possédez une excellente maîtrise de l’environnement Microsoft Office.
• Vous êtes capable de gérer plusieurs projets simultanément avec efficacité.

 Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!