Adjointe ou adjoint de direction

Vous aspirez à relever des défis stimulants et à jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement d’une direction générale adjointe dynamique ? Vous faites preuve d’un sens aigu de l’organisation, veillez à la confidentialité et appréciez particulièrement le travail en équipe ? Alors, nous avons l'opportunité qu'il vous faut ! 

Joignez-vous à une organisation solide, reconnue pour son leadership, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés. 

Supérieure immédiate : Directrice générale adjointe, Services et expérience membres 

Responsabilités particulières :  

  • Évalue et priorise les demandes de rencontre, recommande et gère l’agenda de la directrice générale adjointe ; 
  • Assure l’ensemble des suivis auprès des interlocutrices et interlocuteurs concernés et voit à la logistique pertinente à leurs prestations ; 
  • Gère les courriels et les demandes en les répartissant auprès des équipes relevant de la direction générale adjointe ; 
  • Contribue à la réalisation des projets stratégiques et à l’atteinte des cibles fixées par la direction générale adjointe ; 
  • Apporte un soutien à l’équipe de gestionnaires relevant de la direction générale adjointe et à la conseillère aux services aux membres ; 
  • Crée et tient à jour divers outils de gestion (agenda, Monday, etc.) ; 
  • Accueille et intègre les nouvelles ressources relevant de la direction générale adjointe ; 
  • Assure la protection de l’information réservée et confidentielle ; 
  • S’assure de la répartition du travail au sein de l’équipe de soutien administratif ; 
  • Contribue à l’amélioration continue des processus et procédures touchant la direction générale adjointe ; 
  • Assiste aux réunions de l’équipe de gestion chapeautée par la direction générale adjointe et produit des comptes rendus détaillés des rencontres, lorsque requis ; 
  • Assiste la direction générale adjointe dans l’organisation de rencontres de remue-méninges ou de lac-à-l’épaule avec son équipe de gestion ; 
  • Assure différentes tâches lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’UMQ ; 
  • Effectue le traitement de texte et la mise en page de différents des documents (correspondance, offres de services, rapports, procès-verbaux, listes, etc.) liés aux activités de la direction générale adjointe, et assure les suivis appropriés (approbation, reproduction, distribution) ; 
  • Assume toute autre responsabilité que lui confie sa supérieure immédiate. 

 

Compétences génériques : 

  • Approche client ;  
  • Travail d’équipe ;  
  • Esprit d’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision ;  
  • Sensibilité politique ;  
  • Discrétion absolue ;  
  • Heures de travail flexible ;  
  • Perfectionnement continu ;  
  • Adaptation au changement, souplesse ;  
  • Communication.  

 

Compétences spécifiques : 

  • Sens de la gestion des priorités ;  
  • Sens de l’organisation des ressources ;  
  • Sens de jugement approprié ;  
  • Grande capacité de prise de décision.  

Pour exercer ce rôle, vous possédez : 

  • Un DEC en secrétariat ou toute autre formation jugée pertinente ;  
  • Une expérience minimale de cinq (5) années à titre d’adjoint ou d’adjointe ou dans des fonctions similaires ;  
  • Une maîtrise des logiciels de la suite office 365 de Microsoft ;  
  • Une connaissance des logiciels de gestion des membres ;  
  • Une connaissance de Monday (un atout) ;  
  • Une excellente maîtrise du français (parlé et écrit).  

Quelques-uns des avantages de vous joindre à l’UMQ : 

  • Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante ; 
  • La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride ; 
  • Un comité social qui nous fournit de belles occasions de nous rassembler ; 
  • Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés (télémédecine, téléconsultation financière et juridique) ; 
  • Une contribution employeur significative dans le régime de retraite dès l’embauche ; 
  • Une généreuse banque de vacances et de congés personnels ;  
  • Et plus encore ! 

Postulez dès maintenant ! 

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 4 avril 2025 à l’adresse suivante :  candidatures@umq.qc.ca 

Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché. L’UMQ pratique l’équité en matière d’emploi. 

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