Tasks
Ø Answer and direct telephone calls
Ø PAYROLL PROCESSING BY NETHRIS SYSTEM (MANDATORY)
Ø Manage contact lists
Ø Draft and distribute emails, correspondence notes, letters, faxes and forms
Ø Develop and maintain a filing system
Ø Update and maintain office policies and procedures
Ø Order office supplies and find new offers and suppliers
Ø Manage contact lists
Ø Provide general support to visitors
Ø Act as point of contact for internal and external customers
Ø Provide information by responding to questions and requests
Ø Ensure the operation of the equipment by fulfilling preventive maintenance requirements; call for repairs; maintain equipment inventories; evaluate new equipment and techniques
Ø Maintain inventory of supplies by checking stocks to determine inventory level; anticipate necessary supplies; place and expedite orders for supplies; verification of receipt of supplies
Ø Perform administrative tasks such as filing, typing, copying, binding, scanning, etc.
Ø Cover the reception
Ø Maintain computer and manual filing systems
Ø Manage sensitive information confidentially
Ø Respond to inquiries by email, telephone or in person
Ø Develop and update administrative systems to make them more efficient
Ø Receive, sort and distribute mail
Ø Answer and forward phone calls
Ø Keep employee leave records up to date
Ø Compilation of pay schedules
Ø Coordinate repairs to office equipment
Ø Welcome and help visitors
Ø Photocopy and print documents on behalf of other colleagues
Ø Proven experience as an office secretary
Ø Knowledge of office management systems and procedures
Ø Working knowledge of office equipment, such as printers and fax machines
Ø Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, Word, Néthris payroll system, in particular)
Ø Excellent time management skills and the ability to prioritize work
Ø Attention to detail and problem-solving skills
Ø Excellent written and verbal communication skills
Ø Strong organizational skills with the ability to multi-task
Ø High school diploma; additional qualification as administrative assistant or secretary will be an asset
SALARY: $20/H to $25/H DEPENDING ON EXPERIENCE
SCHEDULE: 8:30 AM TO 4:30 PM
DAY: MONDAY TO FRIDAY
POSITION: PERMANENT
ADVANTAGES: MEAL DISCOUNTS - INDOOR PARKING
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Ce concours est réservé aux employés travaillant dans l’un des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec le 1er décembre 2024. Personne qui prépare des plans, devis et autres documents techniques...
Sommaire du poste Personne qui construit, répare et entretient des charpentes, finitions de murs, plafonds, planchers et autres ouvrages à partir de matériaux en bois, en métal ou autres, le cas échéant. Elle pose et ajuste portes, fenêtres et...
Personne qui accomplit divers travaux d'installation, d'entretien, d'inspection, de réparation et d'ajustement de la machinerie et de l'outillage mécanique de l'établissement. Elle doit posséder une connaissance générale de la construction et de...
Sous l'autorité du chef des services techniques, la personne titulaire du poste exécute une variété de travaux ayant trait à la réfection, la réparation et l'entretien de bâtiments, d'installations sanitaires ou d'installations mécaniques. ...
Ce concours est réservé aux employés travaillant dans l’un des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec le 1er décembre 2024. NATURE DE LA FONCTION Sous la responsabilité du chef de service en...