Soutien Administratif pour le département des achats

La Galerie du Jouet, l’une des plus grandes chaînes de magasins de jouets indépendants au Québec et réputées au Saguenay–Lac-Saint-Jean depuis nombre d’années, cherche une personne passionnée pour occuper le poste de Soutien Administratif pour le département des achats au bureau d'Alma.

La personne titulaire de ce poste gère les opérations numériques de la chaîne d’approvisionnement dans un souci d’efficacité, de rentabilité et de collaboration interdépartementale. Elle agit comme intermédiaire entre les parties prenantes internes et externes.  Elle assure une vigie constante des écarts concernant les conditions d’achats.

Création de produits et bons d’achat (20%)

1. Réaliser la création des produits dans le système en prenant soin d’inscrire l’information requise et la photo correspondante au produit
2. Voir au respect des normes de création de produits et de catégorisation
3. Procéder au conjointement de produits lorsque requis
4. Générer les bons d’achat

Rendement attendu :

• Respect des normes de création de produits et de catégorisation (information complète et précise, éviter formation de doublon)
• Bon d’achat conforme à la commande

Saisie de données dans le système informatique (réception) (20%)

1. Effectuer la réception numérique des arrivages de stock afin de générer un bon de réception
2. Procéder à l’enregistrement des factures et des crédits dans le système informatique
3. Procéder aux ajustements d’inventaire

Rendement attendu :

• Précision des informations saisies
• Précision au niveau des inventaires
• Respect des délais

Gestion des retours (20%)

1. Créer des bons d’achat-retour afin d’effectuer les demandes de crédits pour les produits défectueux ou manquants
2. Transmettre les demandes de crédits aux fournisseurs ainsi qu’ à la comptabilité interne et informer les acheteurs
3. Informer le centre de distribution pour la disposition de produits défectueux auprès des fournisseurs ou d’organismes communautaires

Rendement attendu :

• Maximiser les entrées d’argent relatives aux retours
• Bonne communication auprès des parties impliquées

Assurer un flux constant de la chaîne d’approvisionnement (15%)

1. Travailler en collaboration avec le département des achats et le centre de distribution afin d’arrimer les efforts pour le maintien du rythme de production déterminé
2. Collaborer avec le centre de distribution à la correction des écarts selon les normes établies
3. Coordonner les activités nécessaires à la production voulue des bons de réception et veiller à leur exactitude
4. Rapporter les erreurs décelées dans les processus de la chaîne d’approvisionnement

Rendement attendu :

• Alimente en quantité suffisante le centre de distribution en matière de bons de réception
• Respect des normes
• Collaboration interdépartementale

Assurer le respect des conditions de commandes (10%) 

1. Vérifier la concordance des factures avec la liste annuelle des prix coûtants
2. Effectuer une vigie des conditions d’achats et informer la direction des achats des écarts identifiés
3. S’assurer de l’adéquation entre le bon de commande et la facture
4. Effectuer les corrections nécessaires sur le bon d’achat et/ou dans la fiche produit
5. Relancer les fournisseurs lorsque la facture n’est pas conforme aux conditions de la commande (frais de transport, escompte…)
6. Rapporter les écarts et appliquer les correctifs nécessaires selon les directives reçues
7. Informer les acheteurs lorsque des écarts sont identifiés (prix et produits)
8. Effectuer la gestion de la boîte de courriel «Invoice»

Rendement attendu :

• Concordance des prix et des quantités
• Identifie les écarts et porte des actions pour les corriger dans les meilleurs délais
• Entretien de bonnes relations avec les fournisseurs

Administration (10%)

1. Gérer les erreurs d’inventaires et apporter les correctifs nécessaires
2. Effectuer la gestion du groupe Teams de changements de prix
3. Transmettre dans les google sheet les informations relatives à son travail lié à la chaîne d’approvisionnement
4. Maintenir à jour l’information sur les fournisseurs et les produits
5. Maintenir des archives et le classement approprié des dossiers
6. Transmettre aux gérants les corrections liées à la gestion des stocks (ex. : changement d’étiquette)

Rendement attendu :

• Tâches administratives réalisées et à jour
• Correction rapide des changements afin de maximiser la rentabilité
• Communication de l’information au bon moment

Amélioration continue (5%)

1. Veiller à l’amélioration continue de la chaîne d’approvisionnement
2. Voir à l’élaboration, la compréhension et à la diffusion des procédures internes relatives aux achats
3. Effectuer des vieilles de marché et s’informer auprès des équipes des tendances et/ou demandes des clients
4. S’impliquer activement  avec son supérieur immédiat dans l’élaboration et la réalisation de son plan de développement professionnel.

Rendement attendu :

• Chaîne d’approvisionnement efficiente
• Identifie les obstacles au rendement
• Des compétences en constante évolution, répondant aux exigences du poste occupé

Autres tâches

1. Accomplir toutes autres tâches requises et compatibles avec la nature de l’emploi et le niveau de responsabilité.

Savoirs :

• Connaître la mission, valeurs et objectifs de l'entreprise
• Connaissance des politiques, procédures établies et des produits
• Excellentes connaissances en informatique notamment de la suite Office, logiciel de gestion intégré (ERP)
• Maîtrise du français parlé et écrit
• Anglais avancé
• Connaissance de base en comptabilité

Savoirs-faire :

• Capacité à mener simultanément plusieurs projets, tout en étant organisé et en mesure d’établir ses priorités
• Aptitude à  tenir une conversation complexe en anglais
• Capacité  à initier et réaliser une gestion de changement
• Rapidité d’exécution et précision
• Habiletés en négociation et en communication
• Aptitudes mathématiques

Savoirs-être :

• Courtoisie
• Bon jugement et esprit stratégique et d’analyse
• Rigueur et soucis du détail
• Sens du  travail d'équipe et de la coopération
• Autonomie professionnelle et débrouillardise
• Tolérance au stress

Formation de base exigée et/ou expériences préalables

• Détenir un minimum de 2 ans dans un poste de nature similaire
• L’expérience demandée pourrait être compensée par une attestation d’études collégiales en gestion de l’approvisionnement

Ce qui t’attend :

•    Un environnement de travail dynamique, familial et motivant;
•    Une clientèle enjouée;
•    40 heures par semaine pouvant être réalisées majoritairement en télétravail;
•    Des mesures de conciliation travail-famille;
•    Climat de travail sain et positif où règne l’entraide.