Secrétaire de direction

Description de l'entreprise

Établissement à échelle humaine, l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT) exerce ses activités principalement en Abitibi-Témiscamingue, dans le Nord-du-Québec, dans le territoire des Hautes-Laurentides et auprès des Premiers Peuples. Depuis plus d’un quart de siècle, l’UQAT se démarque sur plusieurs plans : en enseignement, en recherche et création et en services à la collectivité. Grâce à son expertise reconnue, l’UQAT occupe une place de plus en plus importante non seulement sur l’échiquier régional, mais aussi sur la scène provinciale, nationale et internationale. Unique, le modèle de développement de l’université mise sur des partenariats sur tous ses territoires et assure ainsi l’accessibilité à la formation universitaire. L’UQAT a su élargir le spectre de ses champs disciplinaires qui font aujourd’hui sa renommée : création et nouveaux médias, développement humain et social, éducation, forêts, génie, gestion, mines et environnement, santé et Premiers Peuples.

Description de l’offre d’emploi

Engagée pour la réussite des étudiantes et des étudiants, le rayonnement de l’institution et de son patrimoine académique, et la valorisation des études, l'équipe du Décanat aux études soutient les directions de module, de programme et de département dans le développement et l’amélioration continue des programmes ainsi que dans la gestion des études et de la réussite étudiante (intégrité intellectuelle, évaluation des enseignements, etc.). 
 

Le Décanat aux études est dirigé par le doyen aux études et relève du Vice-rectorat à l'enseignement et à la réussite (VRER). Ses activités sont guidées par les règlements et politiques institutionnels, et ceux du réseau de l’Université du Québec et du Bureau de la coopération interuniversitaire (BCI).

Votre rôle

Assister la doyenne ou le doyen aux études ainsi que l’équipe de professionnelles du Décanat aux études dans les différents mandats et participer aux opérations administratives reliées à la gestion des programmes. 

Vos responsabilités

• Fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles et procédures; 
• Concevoir, rédiger, saisir, corriger et effectuer la mise en page de divers documents; 
• Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations et la préparation du matériel et des documents nécessaires aux personnes participantes. Assister aux réunions lorsque requis et prendre les notes. 
• Effectuer le suivi des décisions qui relèvent de sa compétence et les acheminer aux personnes concernées;
• Collaborer, avec la personne supérieure immédiate, dans la gestion financière du DAÉ. Recevoir et remplir les formulaires reliés aux dépenses effectuées et les acheminer à la personne responsable. Faire un rapport des états de compte, le cas échéant;
•  Préparer les dossiers requis et veiller au respect des échéanciers et des directives à ce sujet. Tenir à jour les dossiers et les classer selon la procédure en vigueur; 
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques, donner les renseignements, répondre aux demandes relevant de sa compétence, accueillir, informer et orienter les personnes; 
• Participer à la planification et à l’organisation matérielle d'activités spéciales;
• Prendre les dispositions nécessaires pour organiser les déplacements et les séjours à l’extérieur de l’Université des personnes de son équipe; 

Détail du profil recherché:

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Expérience5 à 10 ans