Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve)

Description sommaire

Relevant de la direction, l’adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) agit comme centre nerveux organisationnel de l’entreprise.

Ce rôle transversal soutient les opérations, la finance, le développement immobilier et les projets stratégiques. La personne recherchée est dynamique, organisée, rigoureuse, rapide d’exécution et capable de gérer simultanément plusieurs dossiers avec intelligence et jugement.

Mission

Créer de l’ordre, de la structure et de la vitesse d’exécution dans l’ensemble de l’organisation, tout en protégeant la direction des tâches administratives à faible levier.

Responsabilités principales

Coordination corporative

• Structurer et maintenir les systèmes de classement
• Préparer réunions, comptes rendus et suivis
• Assurer le suivi des décisions et échéanciers

Soutien exécutif à la direction

• Gestion d’agenda et priorités
• Préparation de documents stratégiques
• Suivi de dossiers sensibles (financement, contrats, litiges, partenaires)

Support aux opérations et projets

• Préparation et suivi des contrats, bons de commande et avenants
• Coordination des demandes de paiement
• Suivi des documents de conformité

Support financier

• Suivi des comptes clients et retenues
• Coordination avec la comptabilité
• Organisation des documents pour banques et assureurs

Projets spéciaux et amélioration continue

• Participation à l’implantation d’outils et optimisation des processus
• Support aux projets corporatifs et immobiliers

Profil recherché

• 3 à 8 ans d’expérience en administration avancée
• Expérience en construction ou immobilier (atout majeur)
• Excellente maîtrise d’Excel et des outils numériques
• Rigueur, autonomie et sens aigu des priorités
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Discrétion et professionnalisme

Objectif stratégique du poste

Contribuer à une organisation structurée, performante et scalable, en améliorant la fluidité interne, le contrôle administratif et la vitesse d’exécution.