Agent/agente de soutien administratif

Description de l'entreprise

Ville de Shannon

Description de l’offre d’emploi

Sous l’autorité de la Greffière, l’agent de soutien effectue, notamment, les tâches suivantes :

•Assurer un soutien au processus d’appels d’offres (Edilex, SEAO, etc.) : préparation, mise en page, publication et suivi ;

•Assurer la révision et la conformité des documents liés aux appels d’offres et contrats municipaux ;

•Collaborer au suivi des dossiers auprès de la cour municipale et assurer la coordination avec celle-ci et les autres services de la Ville ;

•Offrir un soutien administratif avec les dossiers du Centre d’acquisitions gouvernementales (CAG) ;

•Réviser et mettre à jour des documents municipaux (règlements, résolutions, ententes, etc.) ;

•Produire des rapports statistiques ou administratifs sur demande ;

•Réaliser diverses tâches cléricales (ouverture et suivi de dossiers, saisie de données, correspondance, classement, etc.) ;

•Offrir un soutien temporaire à la greffière en cas d’absence ;

•Assurer la gestion et la mise à jour de l’agenda de la greffière, incluant l’accès à ses rendez-vous et la coordination des réunions ;

•Réaliser tout mandat à la demande de son supérieur.

Il est entendu que la description d'emploi reflète les éléments généraux du travail accompli et ne doit pas être considérée comme une description exhaustive de toutes les tâches à accomplir.

EXIGENCES

•Formation en bureautique, administration ou équivalent (formation juridique est un atout) ;

•Expérience au sein d’une Ville, d’un service du greffe ou d’un service juridique est un atout ;

•Avoir une bonne connaissance des lois et règlements relatifs au domaine municipal ;

•Excellente capacité en rédaction et maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit ;

•Excellente connaissance de la suite Office (Word, Excel, Outlook, Teams) ;

•Connaissance du logiciel de gestion documentaire Syged est un atout.

APTITUDES

•Faire preuve d’un sens élevé des responsabilités, de l’organisation et de la qualité du travail ;

•Grande rigueur, confidentialité, discrétion et professionnalisme ;

•Respect des objectifs et échéanciers.

CE QUE NOUS OFFRONS

•Formation continue ;

•Environnement favorisant la collaboration et l’esprit d’équipe.

Nous remercions tous les candidats qui soumettront leur candidature. Veuillez noter que seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées. Le genre masculin est employé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte. La Ville de Shannon souscrit au principe d’égalité des chances en emploi.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d’études secondaires (DES)

Expérience1 à 6 mois