Agente ou agent de soutien administratif classe i

Description de l'entreprise

Institution d'enseignement supérieur.

Description de l’offre d’emploi

Ouverture d’un remplacement régulier à temps complet.

Lieu de travail

Campus de Rouyn-Noranda.

Nom du supérieur immédiat

Mme Sonia Frappier, registraire.

Principales fonctions

Cette personne accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés aux services pédagogiques.

Plus particulièrement, cette personne assurera les fonctions suivantes :

Accueillir, orienter et informer les usagers se présentant aux services pédagogiques/registrariat dans un souci de service à la clientèle. Analyser les demandes reçues par MIO et courriels et s’assurer d’y répondre de manière adéquate ;

Apporter un soutien administratif (tenir l’agenda, réviser des documents) à la registraire ainsi qu’à l’équipe des aides pédagogiques individuels du campus ;

Assurer la conformité, le classement et le respect de la confidentialité des renseignements contenus aux dossiers des étudiants selon les règles en vigueur ;

Entrer des données dans les dossiers étudiants dans le système CLARA ;

Documenter et tenir à jour des fichiers, compiler des statistiques, dresser des tableaux et des graphiques et produire des bilans en lien avec les dossiers scolaires étudiants tels que : le registre de la réussite scolaire, les situations d’échecs, les litiges pédagogiques et révisions de notes, etc. ;

Participer au processus de facturation en lien avec les inscriptions. Recevoir et traiter les paiements ;

Effectuer le suivi de la confirmation de la fréquentation scolaire des étudiantes et étudiants ;

Agir à titre de responsable de l’ensemble des opérations relatives aux tests de classement en anglais et en espagnol ;

Assurer la diffusion des communications internes du service sur différentes plateformes, par exemple Omnivox et le Hub-Info (intranet) ;

Assurer la logistique du traitement des diplômes (réception, encartage, envoi et distribution) ;

Au besoin, effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications professionnellesCette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Expérience1 à 2 ans