Spécialiste en procédés administratifs - Entreposage et distribution - Courte durée

*** Ce concours est réservé aux employés travaillant dans l’un des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec le 1er décembre 2024 ***

Sous l'autorité du chef de service de l'entreposage et de la distribution, l’assistant à la gestion administrative assure un soutien essentiel dans la coordination des activités quotidiennes et la gestion des processus logistiques. Il participe à la planification et au suivi des opérations, en veillant à l'efficacité et à la fluidité des flux de travail. Il contribue également à la gestion des ressources humaines, notamment en appuyant les tâches administratives liées au personnel. Par ailleurs, il joue un rôle-conseil auprès de la clientèle, en assurant un service de qualité, en répondant aux demandes et en facilitant la communication entre les différents intervenants.

Responsabilités:

• Assistant à la gestion administrative
  • Supporte et assiste le chef de service Logistique – multiservices, et au besoin tous les gestionnaires du volet Logistique, dans l’exécution de leurs tâches administratives régulières ; 
  • Participe au processus de consultation relatif à l'atteinte des objectifs du volet Logistique ; 
  • Dirige ou participe à certains comités locaux, régionaux ou provinciaux ; 
  • Informe son supérieur immédiat, sans délai, de toute situation particulière nécessitant son intervention ; 
  • Effectue des analyses financières afin d’évaluer les impacts de ses recommandations et rend compte des résultats obtenus à son supérieur immédiat et au besoin tous gestionnaires du volet Logistique. 

• Gestion des activités quotidiennes et des processus logistiques
  • Assure et contrôle la qualité des flux transactionnelles ;
  • Met en place un plan de suivi de la gestion des activités Logistiques ;
  • Assure la gestion des processus nécessaires à l’application des arbres décisionnels ;
  • Contribue à l’élaboration et à la révision du manuel des politiques et procédures, en conformité avec les bonnes pratiques d’affaires et en assure leur application en relation avec le bloc opératoire et les chariots de cas . 

 Gestion des ressources humaines 

• • Gère la planification des remplacements lors d’absences telles les vacances, les maladies ou autres ;
  • Assure la formation technique du personnel logistique du bloc opératoire et chariot de cas et en recommande les priorités (nouveau personnel, nouvelles techniques, nouveaux processus) ;
  • Identifie les besoins de développement et de perfectionnement du personnel logistique du bloc opératoire et chariot de cas et en recommande les priorités. 

• Rôle conseil à la clientèle 
  • Conseille l’ensemble des utilisateurs et à tous les niveaux hiérarchiques du bloc opératoire et des chariots de cas en matière de logistique ;
  • Exige de faire face à des situations imprévisibles et répondre à des demandes promptement ;
  • Participe activement à l’analyse des demandes provenant des clients et établit un plan de réalisation, tenant compte de la priorisation organisationnel et de la Direction logistique. 
  • Analyse, développe et met en place des outils de travail visant une amélioration au niveau de la qualité et de l’efficience des processus de logistique hospitalière .