Organisme partenaire - agente administrative ou agent administratif - grands frères grandes soeurs de l'estrie

GRANDS FRÈRES ET GRANDES SOEURS DE L'ESTRIE

Tu aimerais contribuer au plein potentiel des jeunes dans ta communauté? Grands Frères Grandes Soeurs de l'Estrie offre des services de mentorat aux jeunes depuis plus de 40 ans.

SOMMAIRE DES FONCTIONS

Sous la supervision de la direction générale et clinique, l’agente administrative ou l'agent administraif assure un soutien dans les tâches de secrétariat et d’administration. La personne appuie également les intervenantes ou intervenants dans la gestion documentaire des dossiers et les communications avec les bénévoles, les familles et les enfants, conformément aux normes nationales de Grands Frères Grandes Soeurs du Canada.

RESPONSABILITÉS CLÉS

- Accueillir les appels téléphoniques pendant les heures de travail;
- Recevoir et assurer le suivi des candidatures bénévoles ou des inscriptions des jeunes;
- Relancer les candidats qui n'ont pas terminé leurs démarches;
- Expliquer aux candidates ou candidats de même qu'aux familles les différents services de GFGSE;
- Assurer la prise de rendez-vous des candidates ou candidats en fonction des disponibilités des employées ou employés;
-  Réserver des locaux pour les rencontres des intervenantes ou intervenants, au besoin;
- Effectuer les appels de références des candidates ou candidats bénévoles et documenter les informations;
- Effectuer la prise de note durant les rencontres d’équipe, au besoin;
- Gérer, classer et archiver les documents administratifs;
- Saisir les données et mettre à jour les registres et la base de données;
- Procéder à l'ouverture de dossiers papier ou électronique;
- Participer aux évènements de l’organisme lorsque requis (kiosque d’information, AGA, etc.).

QUALIFICATIONS REQUISES

- DEP ou AEC en secrétariat, dans un domaine connexe ou expérience pertinente;
- Minimum d’un an d’expérience dans un poste similaire;
- Maîtrise du français oral et écrit et une bonne connaissance de l’anglais oral et écrit;
- Aisance avec la suite Office 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint).

QUALITÉS PERSONNELLES

- Excellentes capacités à organiser son temps et à gérer les priorités;
- Autonomie;
- Rigueur dans la tenue de dossiers et dans la rédaction de notes;
- Polyvalence;
- Avoir une grande capacité d'écoute et une facilité à travailler en équipe.

CONDITIONS OFFERTES

- Poste contractuel de 21 h par semaine, pour 1 an (possibilité de prolongation);
- Horaire flexible de jour et de soir (lundi au vendredi) en fonction des besoins;
- Salaire horaire à partir de 20, 57 $;
- Avantages sociaux divers (régime de retraite, activité physique, 6% de vacances après 1 an, congés mobiles);
- Possibilité de télétravail à l’occasion après la période de probation;
- Date prévue d'entrée en fonction : le 17 novembre 2025 ou le plus tôt possible.

POUR POSTULER