Responsable - bureau du registraire

Établissement à échelle humaine, l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT) exerce ses activités principalement en Abitibi-Témiscamingue, dans le Nord-du-Québec, dans le territoire des Hautes-Laurentides et auprès des Premiers Peuples. Depuis plus d’un quart de siècle, l’UQAT se démarque sur plusieurs plans : en enseignement, en recherche et création et en services à la collectivité. Grâce à son expertise reconnue, l’UQAT occupe une place de plus en plus importante non seulement sur l’échiquier régional, mais aussi sur la scène provinciale, nationale et internationale. Unique, le modèle de développement de l’université mise sur des partenariats sur tous ses territoires et assure ainsi l’accessibilité à la formation universitaire. L’UQAT a su élargir le spectre de ses champs disciplinaires qui font aujourd’hui sa renommée : création et nouveaux médias, développement humain et social, éducation, forêts, génie, gestion, mines et environnement, santé et Premiers Peuples.

Le Bureau du registraire est au coeur de la gestion des études universitaires à l'UQAT. Il gère l'admission, la reconnaissance des acquis, la gestion du dossier étudiant, l'émission des relevés de notes et la diplomation. De plus, il est responsable de l'application des règlements des études aux 1er, 2e et 3e cycles, ainsi que de fournir l'information relative à la poursuite des études aux étudiants et aux responsables des unités d'enseignement et de recherche, aux modules et aux directeurs de programmes concernés. Le Bureau du registraire est également responsable des autorisations d'études hors établissement et de toutes les demandes de documents.

 

Vos responsabilités
• Planifier, organiser et coordonner les activités du secteur d'admission jusqu’à la diplomation. Supporter l’équipe dans leurs programmes respectifs à l’admission;
• Assurer l'application du régime des études ainsi que le respect des règlements académiques et administratifs. Analyser, faire des recommandations et régler des cas spéciaux en prenant les dispositions pertinentes;
• Assumer les opérations courantes reliées à la consultation, à la conservation et au cheminement administratif des dossiers des étudiants. En tant que spécialiste du dossier étudiant, travailler en collaboration avec le chargé de projet du Bureau du registraire lorsque les développements du système l'exigent;
• Agir à titre de personne-ressource dans son domaine d’activité auprès de l’équipe du Bureau du registraire, de l’ensemble de la communauté universitaire et lors de l’audit externe annuel;
• Effectuer la transmission des dossiers des étudiants au ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES) et au siège social;
• Préparer et présenter le calendrier universitaire annuel et quinquennal pour adoption à la commission des études et au conseil d’administration. Effectuer la mise à jour des calendriers par session dans le système GESTA;
• Assurer la mise à jour et l’amélioration des processus administratifs. Collaborer au développement, à l’implantation ainsi qu’à la révision des systèmes informatisés de gestion reliés à son champ d’activité;
• Répondre aux demandes de la clientèle et des différents services de l'Université. Participer à des rencontres, des groupes de travail et des comités internes et externes en lien avec les dossiers des étudiants et les admissions, et représenter le Bureau du registraire auprès de ces instances;
• Superviser et coordonner du personnel de son service, collaborer à son entraînement, déterminer des priorités, répartir le travail, en vérifier l’exécution et, sur demande, donner son avis lors de l’appréciation de la performance.

• Français parlé et écrit - Élevé