Technicienne ou Technicien en administration

Quel sera votre impact en tant que Technicienne ou Technicien en administration au sein du Département de génie électrique de l’ÉTS?

Vous contribuez activement à l’élaboration, à la mise en application et au suivi des normes et procédures administratives liées à la logistique académique.
 

En soutien aux projets, aux opérations et aux activités académiques, vous réalisez divers travaux administratifs visant à assurer le bon fonctionnement des opérations et une organisation du travail efficace. Vous participez directement à l’optimisation des processus et à la qualité des services offerts.

 Au quotidien, vous:

• Agissez à titre de responsable  des activités liées à la planification de l’offre de cours, la confection des horaires de tous les cycles et la gestion des seuils du département.
• Collaborez étroitement avec la coordonnatrice aux affaires académiques et avec l’agente de gestion des études dans le suivi de projets départementaux, en offrant un soutien pour le volet des tâches techniques (comités de programmes, évaluation des programmes, agrément de programmes (BCAPG)).
• Contribuez à la gestion administrative des personnes chargées de cours et des auxiliaires d’enseignement, incluant la saisie, l’émission et le suivi des contrats.
• Offrez un soutien administratif aux professeures et professeurs en lien avec le processus de recrutement des personnes chargées de cours, notamment par la tenue à jour d’une banque de candidatures et la transmission d’informations aux personnes candidates.
• Offrez un soutien administratif de nature technique pour l’ensemble des opérations du département.
• Collaborez à la bonne marche de votre secteur en colligeant des données, en effectuant des extractions de données des systèmes, et en présentant ces données sous différentes formes telles que des tableaux, des grilles, des rapports ou des documents de statistiques.
• Colligez, vérifiez, analysez, enregistrez des données et préparez des rapports et des statistiques reliées à la gestion de la clientèle étudiante, des ressources humaines, financières et matérielles.
• Participez à l’analyse et à l’amélioration des processus administratifs afin d’optimiser les méthodes et les outils de travail.
• Participez au développement et à l’implantation de procédures administratives, assistez à des réunions avec la direction, mettez en place les nouvelles procédures.
   

Scolarité

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.

Expérience

• Minimum de deux années pertinente reliée au soutien de projets ou en logistiques d’activités.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :

Habiletés particulières

• Vous contribuez à l’atteinte des objectifs communs par votre esprit d’équipe et votre capacité à travailler en coopération avec vos collègues. 
• Vous vous assurez d’atteindre les objectifs en établissant des procédures claires visant à surveiller et évaluer en continu l’avancée et le progrès des activités. 
• Vous accordez une grande importance à la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive et de répondre efficacement à leur besoin. 
• Vous prenez des décisions éclairées et adéquates en tenant compte de la situation, des personnes impliquées et de la stratégie organisationnelle. 
   

Autres habiletés

• Vous maîtrisez les outils de la suite Microsoft (Outlook, Excel, Word).
• Vous maîtrisez le français à l’oral comme à l’écrit.
• Vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités. 

Le poste est en mode hybride 2 à 3 jours par semaine en présentiel, selon une alternance hebdomadaire, afin d'assurer le service à la clientèle auprès de l’ensemble de la communauté étudiante et du corps enseignant du département.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!